DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE PROCESSO, FORAM TEMAS EM CONGRESSO DA OAB GUARULHOS 2018

O sucesso do advogado não se limita à sua capacitação técnico-jurídica, o que, sem dúvida é importantíssimo, mas passa também pela gestão profissional de sua carreira e de seu escritório. 

Juan Cacio Peixoto, em palestra no Congresso da 

OAB  Guarulhos 2018.

Por essa razão a Diretoria de Carreira e Mercado de Trabalho da OAB Guarulhos, vem se dedicando a fomentar a formalização e profissionalização dos escritórios da subseção. 

O Congresso da Advocacia de Guarulhos surgiu neste contexto, e pelo segundo ano consecutivo trará ferramentas importantes e atuais para a melhor gestão dos escritórios jurídicos.

E a  ACERVO Organização e Guarda de Documentos, esteve presente no Congresso,  com a palestra DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE PROCESSO, proferida por Juan Cacio Peixoto, no dia 03 de agosto, no Adamastor em Guarulhos, SP, destacando, o planejamento para iniciar a mudança do processo físico para o digital.


Sobre a ACERVO
A Acervo Organização e Guarda de Documentos, é uma empresa de prestação de serviços, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado de Gestão de Documentos, há mais de 25 anos, com sede na cidade de Guarulhos, SP.

Atende empresas de todos os segmentos e portes, em todo o território nacional, em Guarulhos, SP, temos vários clientes, com serviços de Gestão Documental.

Etapas da digitalização de documentos
Um bom Plano de Trabalho, facilitará a execução do projeto, com grande economia de recursos financeiros, materiais e humanos.

A digitalização facilita o acesso à informação, ajuda na economia de espaço físico, padroniza a forma de armazenagem, além de beneficiar a natureza, com a diminuição do uso de papel.

Foram abordadas as principais etapas para fazer a digitalização de documentos:

1- Preparação e organização dos documentos

Organize a documentação em formato papel.

2- Higienização

Retire todos os grampos, clipes e post it.

3- Captura das imagens

Escaneamento dos documentos.

4- Indexação

Defina a tipologia documental.

5- Controle de Qualidade

Conferência do volume digitalizado e qualidade das imagens.

6- Gravação

Salve em espaço contratado pela sua empresa.

7- Acesso e sigilo

Libere o acesso com grau de sigilo.

O sucesso da implantação da digitalização de documentos, dependerá de uma boa gestão dos documentos físicos, sem a organização, corre-se o risco de criar "um arquivo morto eletrônico" ou "uma bagunça eletrônica".

Para contratar esta palestra para sua empresa, acesse nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e WhatsApp 98543-1356

VALIDADE DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS FOI TEMA DE PALESTRA PARA SECRETÁRIAS

Posso eliminar os documentos depois de digitalizado?
O e-mail serve como prova legal? 
Na hora de aposentar, posso apresentar ao INSS, meus documentos no formato PDF? 

No futuro, como acessarei minha informação eletrônica? 
Como salvar as fotos digitais? O que é o Certificado Digital? Afinal, o documento eletrônico tem validade legal?

A palestra Validade de Documentos Eletrônicos, foi realizada na última  sexta-feira, 22 de setembro, no Vila Galé Resorts, na Praia de Guarajuba, Camaçari, BA, durante o o 23º Encontro Recicle de Secretárias 2017, realizado pela empresa RECICLE Treinamento, com sede na cidade de Salvador .  

O evento contou com a participação de aproximadamente 25 secretárias de vários estados do país, que puderam tirar dúvidas, sobre documento eletrônico e sua validade legal.

A palestra foi ministrada por Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário da ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993.

A sócia da Recicle, Donizette Maria, conta que a palestra contribuiu  muito, para entender o novo ambiente de trabalho, onde, o acúmulo desnecessário de papéis, pode ser substituído em muitos casos, por documento eletrônico, ocupando menos espaço e ganhando em agilidade na busca e localização, quando há solicitação, além de trabalhar em qualquer lugar do mundo, com acesso via web.

Foi abordado também, a Lei 12.682, conhecida como a Lei da Digitalização, que permite a digitalização de documentos, mas, não a destruição de documentos, com muitas dúvidas, a Lei foi amplamente debatida.

Uma dica essencial é que todo o documento tem prazo legal de guarda, portanto, antes de digitalizar, pensando em destruir o documento em papel, é importante conhecer a legislação que define a temporalidade documental.

O GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.

A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos cinco mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. 

Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel. 

Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:

·         Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos;

·         Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento;

·         Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.

A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.

Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.

Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.

Esta palestra poderá ser realizada em sua empresa, entre em contato através do fone 11 2821-6100 | e-mail comercial@acervo.com.br ou www.acervo.com.br e solicite uma proposta sem compromisso, a implantação de uma boa Gestão Eletrônica de Documentos, é essencial para o crescimento de seu negócio.

CONHECENDO DOCUMENTOS II: O QUE É O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. 

Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;

• substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito.

Fonte: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br

DIGITALIZE SEUS DOCUMENTOS E ACESSE VIA WEB

Para facilitar o trabalho de digitalização de documentos na empresa, e preparar profissionais para a Gestão Eletrônica de Documentos - GED, a ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, tem agendado para o ano todo, o curso DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS - Básico, com carga horária de 8 horas ministrado pelo Bibliotecário Juan Cacio Peixoto com apoio da equipe de TI da ACERVO.

Sua empresa também poderá contratar um curso exclusivo para a sua equipe, com conteúdo voltado para 'as reais necessidades da empresa, a transformação do documento em formato papel para documento eletrônico, agiliza o processo de trabalho e mantém a informação de fácil acesso a todos os colaboradores autorizados.

Este curso tem como objetivos orientar profissionais de todas as área so conhecimento no trabalho de digitalização de documentos, seja, em casa, na empresa ou no escritório, criando condições de realizar o trabalho com mais segurança, produtividade e facilitando o acesso as informações digitais.

O que você aprenderá?

1 - O que é Digitalização de Documentos * O que é Digitalização de Documentos? * O que é documento eletrônico? * O que é documento digitalizado? *Vantagens e benefícios da digitalização

2- Planejar antes de implementar * Qual é o trabalho que precisa ser feito? * Como será feito? * Quem deverá fazer o trabalho? * Aonde será feito? * Quanto tempo de trabalho? * Qual será o custo?

3 - Seleção dos documentos a digitalizar * É original; * Há outro exemplar na instituição em melhores condições; * O conteúdo está completo ou faltando alguma parte; * A informação está atualizada; * A informação está correta; 3.1 - Seleção dos documentos. Público Alvo * Quem deverá acessar os documentos; * Qual o perfil desta audiência; * Sigilosidade no acesso; * Nível de acesso aos documentos digitalizados;

4 - Etapas da digitalização * Preparação e Higienização; * Digitalização; * Indexação; * Controle de Qualidade; * Arquivamento Eletrônico; * Armazenamento;

5 - Indexação de documentos * Indexação manual * Indexação automática * Indexação automatizada com recursos de OCR ou leitura de código de barras * Importação de índice de outros sistemas * Padronização dos termos / Tesauro de Gestão de Pessoas

6 - Software * Visão geral e características; * Funcionalidades e recursos; * Captura; * Classificação; * Busca e visualização; * Integração; * Arquitetura e segurança; * Armazenamento (CD/DVD/PEN DRIVE e Data Center)

7 - Materiais e equipamentos * Computador, monitor e scanners * Mesa, cadeiras e apoio; * Espaço físico e leiaute; * Apresentação de scanners por fornecedor convidado;

8 - Metodologia e Recursos * Aulas teóricas com recursos de slides e flip chart * Apresentação de filmes sobre o assunto * Apresentação de fornecedores de produtos para digitalização

Todas as informações para inscrições, formas de pagamento, carga horária e local de realização, você encontrará em nosso site clique aqui.


SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356

DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NO NOVO CPC

5 de janeiro de 2017

Ezequiel Frandoloso | Valor Econômico

No Código de Processo Civil de 1973, os documentos eletrônicos não eram provas típicas. Esta espécie de prova sempre foi legal e válida no nosso sistema processual, até porque as partes têm o direito de empregar todos os meios legais para provar a verdade dos fatos em que se funda o pedido ou a defesa e influir eficazmente na convicção do juiz, ainda que não especificados no diploma processual.

Tais documentos sempre foram muito usados, como é o caso de vídeos, CD’s, DVD’s etc. Com o avanço da internet e a “necessária” implantação do processo judicial eletrônico – não só em razão da esperada celeridade processual garantida constitucionalmente, mas também em razão do grande volume de papel usado em impressões -, fez-se necessária disposição expressa em lei sobre o uso de documentos eletrônicos no processo.

Com a entrada em vigor do novo CPC, os documentos eletrônicos foram regulamentados (artigos 439, 440 e 441). São, agora, provas típicas. Porém, para que sejam considerados pelo juiz em processo judicial que ainda tramite na forma física, a parte interessada deverá convertê-los à forma impressa e também dependerá da verificação de sua autenticidade. Antes, as partes depositavam os arquivos digitais em cartório.

Para garantir a força probante de documento eletrônico não impresso, a forma mais eficaz é registrar o fato em ata notarial

Então, se a parte interessada pretender provar, em processo físico, a verdade de um fato por meio de vídeo do youtube, gravações telefônicas, textos de sites ou de rede social (facebook, linkedin etc.) ou qualquer outro tipo de gravação em mídia, deverá converter o documento eletrônico à forma impressa.

Como convertê-los em escritos sem perder a força probante?

O novo CPC também inovou nesse aspecto. Trouxe, em seu bojo, de forma expressa, a ata notarial como meio de prova, assim como dispõe o artigo 384 e parágrafo único. Prevê o código que “a existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião”, assim como podem constar de ata notarial dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos.

Tal tipo de prova constava de forma implícita no artigo 364 do CPC/1973 e de forma expressa na Lei nº 8.935/1994 (lei dos cartórios), que regulamentou o artigo 236 da Constituição Federal dispondo sobre os serviços notariais e de registro. Agora, nos termos do artigo 384 do novo CPC, é prova processual típica.

A ata notarial, vale destacar, é um instrumento público pelo qual o tabelião documenta, de forma imparcial, um fato, uma situação ou uma circunstância presenciada por ele, perpetuando-os no tempo.

Usa-se, por exemplo, para comprovar a existência e conteúdo de sites, comprovar o estado de imóveis na entrega das chaves, uma ofensa em rede social ou em vídeos divulgados na internet, situação física de imóvel em locação ou comodato, reuniões condominiais e reuniões societárias, conteúdo de e-mail e o IP do emissor etc.

Vale mencionar julgado proferido pela 2ª Câmara Reservada de Direito Empresarial do TJ-SP em um caso no qual a comercialização indevida de produtos em sítio eletrônico foi comprovada por meio de ata notarial. O acórdão destacou que “a prova de eventos e fatos observados junto à internet, como são no caso em exame, tem sido feita preferencialmente mediante lavratura de ata notarial, pois a chancela do notário confere fé-pública ao documento”, de modo que “não há justificativa para se colocar em dúvida a higidez e a veracidade do conteúdo dos documentos apresentados” (AI 2151698-63.2016.8.26.0000, Des. Rel. Carlos Alberto Garbi, j.18.10.2016).

Portando, a ata notarial é o modo mais indicado para converter um arquivo digital ou conteúdo da internet em documento impresso a fim de garantir a autenticidade e sem necessidade de manter um arquivo eletrônico salvo em algum lugar e sem se preocupar que a ofensa ou o uso indevido de conteúdo em determinado site seja deletado pelo autor do dano de modo a dificultar a prova.

No que se refere aos processos judiciais eletrônicos, o artigo 441 do novo CPC dispôs que “serão admitidos documentos eletrônicos produzidos e conservados com a observância da legislação específica”, o que significa dizer que em processos judiciais eletrônicos tais documentos serão mantidos no formato original.

Destaca-se que o art. 434, parágrafo único, do mesmo diploma (sem correspondência no CPC de 1973), dispõe que a exposição de reprodução cinematográfica ou fonográfica será realizada em audiência, intimando-se previamente as partes. Lavrando-se uma ata notarial da reprodução digital, por exemplo, evita-se a exposição em audiência e ajuda na celeridade processual.

Por outro lado, nem todas as versões de processos judiciais eletrônicos admitem juntada de vídeos ou qualquer outro tipo de arquivo em mídia. Como manter o conteúdo de um site no seu formato original?

E se depois de impresso o conteúdo ou ofensa contida em site o autor do dano retirá-lo da rede mundial de computadores?

Parece-nos que para garantir a força probante de documento eletrônico não impresso em papel, como vídeos da internet, gravações de áudios, conteúdo de sites etc. a forma mais adequada e eficaz é registrar o fato em ata notarial, sob pena de a prova ser aniquilada pelo causador do dano.

Ezequiel Frandoloso é advogado especialista em direito civil, consumidor e constitucional de Frandoloso Advocacia e Consultoria Jurídica.



SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356.

ACERVO ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, DESDE 1993

O Acervo cultural da humanidade, só foi possível ser conhecido, após a sua organização física.

Concluí-se que, tão importante quanto gerar as informações é recuperá-las de forma ágil e segura.

A logomarca ACERVO, traz explicita no seu nome, a excelência de sua atividade, "a organização de documentos".

A organização está representada por estantes dispostas em profundidade, propondo a idéia de infinito, sendo a geração e recuperação das informações, caracterizadas pelo livro aberto, elemento básico da compilação do conhecimento.

A cor amarela, justifica a riqueza do patrimônio envolvido neste contexto:cultura e informação.

ACERVO: 

O significado de ACERVO no Novo Dicionário da Língua Portuguesa de Aurélio Buarque de Holanda Ferreira

• Montão, cúmulo

• Quantidade

• Conjunto de bens que integram um patrimônio cabedal.

• O conjunto das obras de uma biblioteca, de um museu, etc.; fundo.

• Patrimônio, riqueza, cabedal: acervo artístico, acervo moral.

• Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

O significado de ACERVO no  Dicionário de Terminologia Arquivística:

• Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

Empresas portuguesas têm "desafios significativos" na digitalização

As empresas portuguesas enfrentam desafios significativos para o futuro e têm tremendas oportunidades por explorar, segundo as conclusões de um estudo da Deloitte e da Siemens. A falta de recursos humanos também serve como entrave para o desenvolvimento da digitalização.

O estudo “The Digital Enterprise: Europe and Portugal. A Journey To The Future” conclui também que muitas empresas portuguesas ainda estão a enfrentar constrangimentos e atrasos no arranque da transformação digital. O estudo está hoje a ser apresentado na APDC, que decorre no CCB.

Portugal apresenta um bom ambiente para fazer negócio e promover o digital mas ainda faltam as capacidades humanas para avançar com a transformação digital. Para ultrapassar este constrangimento é preciso investir mais no treino digital que os restantes países europeus mas ainda há um longo caminho para promover as competências digitais e demorará tempo a chegar a esse ponto, acrescenta o estudo.

A falta de competências digitais é um dos factores que estão a atrasar o desenvolvimento em duas áreas digitais: o e-service e a adopção de novas tecnologias.

A falta de investimento no online, no e-commerce e nos canais digitais é um sinal vermelho tendo em conta a maturidade digital actual das empresas portuguesas.

As empresas portuguesas estão actualmente a meio da tabela do caminho para a digitalização, na linha da frente dos países que estão em fase de transformação para o digital. As empresas portuguesas arriscam-se a perder quota de mercado relativamente a competidores mais internacionais.

O ‘benchmark’ do estudo mostra que, no passado recente, as empresas em Portugal investiram em tecnologia com o foco na produtividadade e na eficiência mas falta investimento em áreas estratégicas, nomeadamente as mais orientadas para o cliente.

Ao Económico, Rui Costa, CIO da Siemens, explica que a tecnológica está a utilizar o conhecimento gerado pelos dados para “aumentar a resiliência das redes de energia, para optimizar a eficiência energética de edifícios, para ajudar os cirurgiões a levar a cabo intervenções guiadas por imagem”, entre outras aplicações.

“Na nossa visão, para servir os novos consumidores digitais, as organizações devem estar receptivas à digitalização e iniciar a sua transformação digital. As empresas, em particular, devem desenvolver o seu portefólio de produtos e serviços, modernizando a abordagem que fazem aos clientes e transformando o seu modelo de operação para serem mais digitais”, acrescenta o responsável.

Rui Costa elenca alguns exemplos desta aplicação do lado dos clientes. “A Maserati, por exemplo, confiou nos nossos softwares para produzir o modelo Ghibli”.

A tecnológica também tem um projecto com a EDP Distribuição, um projecto piloto que assenta num “sistema de armazenamento com baterias estacionárias para ser integrado numa rede de distribuição de energia em média tensão. O sistema, que vai também estar ligado à Universidade de Évora, melhorará a qualidade de serviço e servirá como prova de conceito e como montra tecnológica”.

http://economico.sapo.pt/ em 26.11.2015

Digitalização dos serviços públicos nacionais destaca-se em ranking europeu

São revelados esta tarde os resultados de um novo índice europeu que mede o nível de digitalização das economias da região. Portugal sai bem na fotografia, no que se refere à digitalização dos serviços públicos.

Portugal ocupa a 7ª posição do ranking, destacando-se no leque dos 28 países analisados e garantindo uma performance acima da média (0.55 contra 0.47, numa escala que vai até 1). 

Os dados apurados revelam que 43% dos utilizadores de Internet em Portugal usam os serviços online para preencher e entregar formulários a entidades públicas, 10% acima da média europeia. Também mostram que os serviços públicos digitais em Portugal estão entre os mais sofisticados da União Europeia. 

"Graças a um esforço continuado e concertado da Administração Pública portuguesa para desenvolver e disponibilizar os seus serviços online a empresas e cidadãos, Portugal sai-se significativamente bem neste campo", destaca o relatório. 

Neste domínio, a área onde se identifica maior espaço para melhorias é a da saúde, onde se sublinha que Portugal continua muito atrás da média europeia no que se refere à prescrição eletrónica. 

Os dados citados indicam que só 3,1% das receitas médicas seguem hoje por via eletrónica para as farmácias, um número que deverá no entanto alterar-se de forma significativa até final do ano, se forem cumpridas as metas definidas numa iniciativa recentemente apresentada e que o TeK já noticiou. 

Escrito ao abrigo do novo Acordo Ortográfico 

Fonte: http://tek.sapo.pt/ em 24.02.2015

Curso Digitalização de Documentos começa no sábado, via internet

A segunda turma do curso Digitalização de documentos - básico, inicia-se no sábado, utilizando a plataforma ACERVO EAD de Ensino 'a Distância, com diversas facilidades, como podemos destacar:

 __Debates entre os partipantes;

  __Chat com o instrutor;
 __Facilidade de interagir com todos os participantes;
 __Avaliação do curso em cada Módulo.

O curso tem carga horária de 8 horas e ao final do mesmo, o participante receberá o seu certificado de participação, via Correios, confira a seguir a programação completa: Investir em serviços de digitalização de documentos para uma ampla gama de benefícios para seus negócios.

Este curso tem como objetivos orientar profissionais de todas as área so conhecimento no trabalho de digitalização de documentos, seja, em casa, na empresa ou no escritório, criando condições de realizar o trabalho com mais segurança, produtividade e facilitando o acesso as sinformações digitais.

Você aprenderá como digitalizar documentos, um passo a passo, para quem nunca fez um curso na área.

JUSTIFICATIVA
Estudos mostram que o trabalhador de escritório comum pode gastar até três horas em busca de documentos perdidos e extraviados. O uso de digitalização de documentos e software de gerenciamento de documentos, pode reduzir significativamente a busca, os documentos estarão disponíveis no clique de um mouse. O armazenamento de documentos produzidos e recebidos por uma empresa / instituição, exige uma quantidade significativa de espaço de armazenamento e, em crescimento. Documentos podem ser digitalizados com facilidade, gerando uma significativa redução de custos de armazenagem, porém, exige um bom planejamento, com definição o que digitalizar, para evitar gastos desnecessários.

PÚBLICO ALVO
Secretárias, Analista Contábil, Contador, Analista Fiscal, Auxiliar de Escrita Fiscal, Almoxarife, Auxiliar Administrativo, Advogados, Arquivistas, Assistente Administrativo, Bibliotecários, Técnico em Arquivo, Museólogo, Técnico em Biblioteconomia, Estagiários de todas as áreas, Historiadores e profissionais que tem a responsabilidade de digitalizar documentos em empresa Contábil, áreas de Controladoria e Finanças, Departamento Contábil e Fiscal de empresas de todos os segmentos e portes. 

FACILITADOR
Juan Cacio Peixoto Bibliotecário pela Universidade Federal do Espírito Santo | UFES Especialista em Organização de Arquivos | USP Consultor Organizacional da Acervo Organização e Guarda de Documentos Tem desenvolvido importantes projetos em Gestão De Documentos e Arquivos, em empresas de diferentes portes e segmentos.

PROGRAMA
1 - O que é Digitalização de Documentos * O que é Digitalização de Documentos? * O que é documento eletrônico? * O que é documento digitalizado? *Vantagens e benefícios da digitalização

2- Planejar antes de implementar * Qual é o trabalho que precisa ser feito? * Como será feito? * Quem deverá fazer o trabalho? * Aonde será feito? * Quanto tempo de trabalho? * Qual será o custo?

3 - Seleção dos documentos a digitalizar * É original; * Há outro exemplar na instituição em melhores condições; * O conteúdo está completo ou faltando alguma parte; * A informação está atualizada; * A informação está correta; 3.1 - Seleção dos documentos. Público Alvo * Quem deverá acessar os documentos; * Qual o perfil desta audiência; * Sigilosidade no acesso; * Nível de acesso aos documentos digitalizados;

4 - Etapas da digitalização * Preparação e Higienização; * Digitalização; * Indexação; * Controle de Qualidade; * Arquivamento Eletrônico; * Armazenamento;

5 - Indexação de documentos * Indexação manual * Indexação automática * Indexação automatizada com recursos de OCR ou leitura de código de barras * Importação de índice de outros sistemas * Padronização dos termos / Tesauro de Gestão de Pessoas

6 - Software * Visão geral e características; * Funcionalidades e recursos; * Captura; * Classificação; * Busca e visualização; * Integração; * Arquitetura e segurança; * Armazenamento (CD/DVD e Data Center)

7 - Materiais e equipamentos * Computador, monitor e scanners * Mesa, cadeiras e apoio; * Espaço físico e leiaute; * Apresentação de scanners por fornecedor convidado;

8 - Metodologia e Recursos * Aulas teóricas com recursos de slides e flip chart * Apresentação de filmes sobre o assunto * Apresentação de fornecedores de produtos para digitalização

DATA E LOCAL
28 de Fevereiro de 2015 - SÁBADO
Realizado VIA INTERNET, utilizando a plataforma MOODLE de EAD. Cada dia é liberado um Módulo do curso, no último dia, você faz uma revisão.

HORÁRIO E CARGA HORÁRIA LIVRE
O curso fica disponível 24 horas, você faz no horário compatível com sua rotina. O curso tem carga horária de 8 horas, distribuida nos 04 Módulos.

INVESTIMENTO
R$ 550,00, desconto de 30% no mês de Fevereiro | 2015. Valor com desconto R$ 385,00.

Pague no cartão de CRÉDITO em 10 X 38,50. DESCONTOS
 __10% para BIBLIOTECÁRIOS, com registro no Conselho Regional de Biblioteconomia, obrigatório apresentação do registro, enviar para acervo@acervo.com.br

 __30% para estudantes de ARQUIVOLOGIA, BIBLIOTECONOMIA, CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, CIÊNCIAS CONTÁBEIS, HISTÓRIA, SECRETARIADO e MESTRADO nas áreas citadas, obrigatório o envio do comprovante de matrícula, para acervo@acervo.com.br O desconto não é CUMULATIVO.

FORMA DE PAGAMENTO
Pagamento através de cartão de crédito, boleto ou depósito bancário. As despesas/juros de parcelamento do cartão de crédito é de responsabilidade do participante.

MATERIAL
Material de apoio para download na plataforma do curso. Certificado de participação enviado pelos Correios, após a confirmação da participação e cumprimento de 75% da carga horária.

CONFIRMAÇÃO DO CURSO
O curso é realizado com qualquer número de participantes, portanto, ao proceder sua inscrição e efetuar o pagamento, sua participação já está confirmada.

As inscrições, poderão ser efetuadas através do endereço http://zip.net/bcqQ8w

Arquivo Público começa a colocar na internet jornais digitalizados

Documentos digitalizados pelo Arquivo Público de Uberaba começam a ser divulgados pela internet. Em breve, a instituição passará a contar com um site próprio que permitirá acesso rápido da história regional, mas, segundo a superintendente do órgão, Marta Zednik, até que isso aconteça, alguns jornais já estão sendo divulgados nas redes sociais e no site da Codiub.

A digitalização do acervo do Arquivo Público está sendo feita por estagiários do curso de História há quase dois anos. O serviço teve início pelos jornais, como o Lavoura e Comércio, que já está todo digitalizado. “Portanto, agora vamos disponibilizar esse acervo na internet. Começamos pelos jornais, depois as obras especiais, raras, e documentação do Arquivo Público do século dezenove. A divulgação deste trabalho é muito boa para a população, que poderá ter acesso em qualquer lugar, isso vai ao encontro do acesso à informação, que será livre, um grande avanço”, explica Marta.

De acordo com o presidente da Companhia de Desenvolvimento de Informática de Uberaba (Codiub), Maurides Dutra, será usado um servidor próprio que permitirá a operação. O equipamento já foi adquirido e deve chegar ao município nas próximas semanas. Os dados a serem disponibilizados no site independente terão como base um sistema cedido pelo Arquivo Público Mineiro (APM).

Por sua vez, a superintendente do Arquivo Público destaca que ainda não é possível precisar o dia ou o mês que entra em operação esse site, mas a expectativa é que seja ainda no primeiro semestre. “Já existe um funcionário por conta deste projeto do site. Mas, independente dele, já temos em operação um blog, que colocamos notícias e arquivo do acervo digitalizado, e ainda criamos recentemente uma página no Facebook para ampliar essa divulgação”, explica Marta.

Ela lembra que já está disponível no site da Codiub o acervo digitalizado do jornal Lavoura e Comércio, dos anos 1889 a 1943, o restante será divulgado em breve. Está sendo negociado ainda o arquivo do jornal Gazeta Uberaba para ser digitalizado. Trata-se de um periódico 10 anos mais velho que o Lavoura e Comércio.

Vale lembrar ainda que a disponibilização do acervo digitalizado é uma forma de preservar os documentos originais. “Na sede do Arquivo Público, muitas pesquisas já estão sendo feitas com o documento digital, isso é uma forma de preservação. Criamos recentemente um laboratório de restauro, pois também é preciso preservar aqueles documentos que estão deteriorados”, afirma.

Fonte: http://www.jmonline.com.br em 13.02.2015

Digitalizar documentos facilita o acesso

* Paulo Ucelli 

Pense no quanto de papel sua empresa utiliza e armazena, são contratos, notas fiscais, processos jurídicos e documentos de diversos setores da empresa como: administrativo, financeiro, contábil e por aí vai. Essa é a realidade que várias empresas enfrentam atualmente.

O problema é a perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel. Para solucionar essa confusão ocasionada pela alta circulação de documentos, uma alternativa que as empresas estão buscando é a digitalização.

Segundo o sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Juan Cacio Peixoto, o processo de digitalização é a conversão dos documentos no formato papel em formato digital. O que traz diversas vantagens, dentre as quais:

• Guarda de menor volume de documentos no formato em papel, aumentando a disponibilização de espaço físico;

·         Adequação aos avanços dos serviços oferecidos por entidades públicas e privadas, que utilizam o formato eletrônico (Nota Fiscal Eletrônica, Declaração do Imposto de Renda, Prontuário Médico Eletrônico, dentre outros);

·         O acesso rápido à informação e à preservação de documentos históricos, evitando o manuseio do documento no formato papel, também contribui para a utilização da digitalização de documentos;

·         Possibilidade de acesso através de CD ou WEB, que é mais rápido e contribui para decisões rápidas e aumento da produtividade;

·         Imagens nítidas e de tamanho reduzido;

·         Redução de custo e serviços de customização para integração com outros sistemas do cliente;

·         Segurança, portabilidade e conectividade;

·         Aumento do espaço físico, com eliminação de documentos no formato papel.

No entanto, Juan Peixoto faz um alerta: “Ao optar por digitalização de documentos, a utilização de software de Gestão Eletrônica de Documentos/GED é fundamental, porque, o mesmo gerencia, indexa, controla o acesso e permite que os documentos, sejam arquivados eletronicamente de forma padronizada”.

Outra grande preocupação é com os processos de digitalização que devem ser muito cuidadosos.

*Fonte: Revista Gestão In Foco - Ano X - Nº 44

Saiba mais informações em www.acervo.com.br

Fiocruz investe na digitalização para ampliar acesso ao seu patrimônio

Coleções biológicas da Fundação Oswaldo Cruz serão digitalizadas e disponibilizadas para consulta e estudo online.

Em dezembro de 2014, foi lançado o Preservo, projeto da Fundação Oswaldo Cruz que, com o apoio do BNDES, tem como intuito modernizar a infraestrutura de acesso e guarda ao extenso patrimônio da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz).

O Complexo de Acervos da Fiocruz busca estabelecer políticas e infraestrutura para ampliação ao acesso e para a preservação e gestão do patrimônio científico e cultural, com base na conservação preventiva, na conservação integrada, na gestão de riscos, na educação patrimonial, na pesquisa e desenvolvimento tecnológico. O Preservo é uma parceria entre a Casa de Oswaldo Cruz (COC) e o Instituto Oswaldo Cruz (IOC). 

O projeto tem prazo estimado de até 40 meses e valor orçado em R$ 5 milhões. Deste total, o BNDES já liberou 54% – R$ 2,7 milhões – para dar partida aos primeiros serviços a serem realizados.

O restante será disponibilizado ao longo dos próximos três anos e quatro meses, durante a execução do projeto. Segundo informações da Agência Fiocruz, serão contemplados os acervos que incluem além de obras bibliográficas, coleções zoológicas e microscopia virtual.

O Icict estará presente em duas frentes no Preservo. A primeira será coordenada pela Biblioteca de Manguinhos, que terá como coordenadora do acervo bibliográfico Mônica Garcia. Para ela, o projeto “é de grande importância para o Instituto, pois permitirá preservar o acervo e disseminar o conhecimento de forma mais ampla, e é de grande importância", afirma.

Mônica Garcia, que também é coordenadora da Gestão de Acervos do Icict, cita o caso da Biblioteca de Manguinhos que possui “um acervo raro, especial e com muitos itens únicos no Brasil”, e que é composto de publicações como a obra de Willem Piso – Historia Naturallis Brasiliae – datada de 1648.

“O projeto do BNDES nos possibilitará preservar o acervo e ampliar o acesso, permitindo que o mundo conheça esta riqueza. Este projeto também irá potencializar o Laboratório de Digitalização do Serviço de Multimeios através de equipamentos de ponta”, relata.

Aposta no futuro

A segunda frente onde o projeto da Fiocruz será desenvolvido conta com o apoio e o know-how do Serviço de Multimeios, que fará a digitalização em seu Laboratório Digital – o LabDigital.

O Multimeios cada vez mais se projeta como um serviço de ponta, alinhando pesquisa e desenvolvimento de produtos voltados ao meio digital e à saúde.

Fonte: www.brasil.gov.br em 16.01.2015