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sexta-feira, 28 de setembro de 2018

QUEM GUARDA TUDO, NÃO ACHA NADA

*Juan Cacio Peixoto

Quem guarda tudo, não acha nada, quem guarda com critério encontra o que precisa. Em plena ERA DA TECNOLOGIA, ainda guarda-se muitos documentos sem qualquer validade legal, por medo, insegurança, alguém pedir, dúvidas em ser fiscalizado ou são pequenas anotações para lembrar depois, e "nunca mais encontra, este bilhetinho".

Em artigo Somos todos acumuladores, publicado no Jornal A Palavra de Agosto/2018, a autora Karynna Franco Espinoso,  relata: "o marido de uma amiga, não gostava que jogasse os enormes frascos vazios de Way Protein, que ficavam espalhados pela sala da casa como objetos de decoração, e um dia quando o perguntei o porquê daquilo ele simplesmente disse: "eu me apego as coisas". Simples assim.

Seja em casa, na empresa ou no escritório, sempre guardamos algo, esperando que algum dia, iremos precisar, e este dia, nunca chega. Em casa, temos sempre um cantinho para guardar algumas coisas, para usar no futuro. Nas empresas também, não é muito diferente, levamos o hábito de acumular, para o ambiente empresarial.

Estamos chegando ao final de mais um ano, e a situação não muda, milhares de caixas guardadas sem o menor critério para localizar o documento.

O descaso com o arquivo empresarial persiste, devido a falta de investimento para a sua manutenção, que são um pequeno espaço, estantes, caixas, etiquetas, itens de segurança etc., podendo ainda fazer a guarda dos documentos em empresa especializada em locação de espaços para o arquivo.


Cada documento tem prazo de guarda legal definido, porém, ao não pesquisar a legislação específica para cada tipo de documento, o volume documental, vai acumulando em vários locais da empresa, sem qualquer segurança, metodologia e facilidade de acesso.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, com sede na cidade de Guarulhos, SP, com atendimento em todo o Brasil, presta Consultoria na a racionalização do volume de documentos existente na empresa e orienta:


Pesquise no orgão/entidade/instituição que produziu o documento, ficará mais fácil a pesquisa referente ao prazo de guarda legal. É sempre importante ter uma Assessoria Jurídica para dar suporte na pesquisa.

Ao decidir eliminar, pesquise na Assessoria Jurídica, se há algum processo em andamento que necessite do documento para fazer prova. 

Decidindo eliminar, faça a destruição segura dos documentos, mantenha o segredo de sua empresa, utilize máquina fragmentadora.

Relacione todos os documentos que poderão ser eliminados, solicite autorização, para o Departamento responsável, este procedimento, traz tranquilidade para quem executa os serviços e segurança para a empresa.

Toda empresa, tem aquele que não quer jogar nada fora, é importante, ter a legislação para convencê-lo a eliminar, mostre a vantagem da economia de espaço, em épocas de crise, ninguém quer pagar para guardar o desnecessário.

Se você procurar se desprender daquilo que não utiliza, sabendo que o motivo da guarda já foi atendido,  guardará apenas o necessário e facilitará o acesso aos demais documentos arquivados com maior rapidez e economia de tempo, além disso, poderá digitalizar muitos documentos e eliminar o papel, antes, analisando sua validade técnica, legal, histórica ou administrativa.

Portanto, quem guarda tudo não acha nada, mas, quem guarda com critério, encontra o que precisa, aplique uma metodologia de fácil entendimento, utilizando as técnicas da Arquivologia, para organização dos documentos em sua casa, no seu trabalho ou no ambiente de sua empresa, documentos organizados, facilitam a rotina da empresa, além de evitar prejuízos empresa, quando necessários apresentar a fiscalização previdenciária, trabalhista ou tributária.

Para facilitar o seu trabalho, a ACERVO, disponibiliza um curso para capacitar todos os profissionais de qualquer área do conhecimento, a organizar a documentação da empresa, é o curso Documentação Legal: a responsabilidade de sua empresa com o Arquivo Societário, que poderá ser realizado VIA INTERNET, com horário livre, acesse nosso site e faça sua inscrição. Sucesso.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais e contratar nossos serviços, acesse www.acervo.com.br













quinta-feira, 2 de agosto de 2018

INSTITUTO ACERVO, PROMOVE CURSOS GRATUITOS EM GUARULHOS, SP

Instituto Acervo | iACERVO, com sede na cidade de Guarulhos, SP nasceu em 2012, com objetivos de apoio e incentivo ‘a cultura,  projeto social e capacitar jovens e adolescentes de baixa renda para o mercado de trabalho e contribuir para a recolocação de desempregados.
O público alvo é o adolescente excluído, em situação de risco e vulnerabilidade social, proveniente de famílias de baixa renda, a partir de 14 anos, residentes na Grande São Paulo.
iACERVO oferece vários cursos de formação profissional, com carga horária variada, sempre atenta a criar condições para o jovem estar atualizado e em condições de disputar vagas no mercado em igualdade de condições com jovens de sua idade.
Os alunos têm aulas de habilidades gerais, onde são trabalhadas capacidades para qualquer ocupação, como por exemplo se preparar para uma entrevista, como se comportar no emprego, resolver problemas do dia a dia e também aulas de cidadania.

Mais 02 outros cursos estão agendados para agosto e setembro na cidade de Guarulhos, SP: Aplicando os 5s em casa, na empresa e no escritório e Noções básicas de organização de arquivos e documentos, que visam preparar os participantes a trabalhar de forma organizada, segura e com maior produtividade e com mesa limpa e organizada.

Todos os inscritos passarão por análise socioeconômico, visando garantir e priorizar as vagas para aqueles que necessitam de habilidades profissionais para entrar no mercado de trabalho.

Nossos objetivos também é capacitar desempregados, para que possam obter mais conhecimentos gerais e qualificação, ir para o mercado de trabalho, com diferencial, para disputa das vagas oferecidas ao trabalhador.

Para mais informações e inscrições, acesse o site www.institutoacervo.org.br ou 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356, fale com Aline ou Mayara.



domingo, 17 de dezembro de 2017

COMO PLANEJAR A ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto


Segundo o Dicio – Dicionário Online de Português, planejamento é a determinação das etapas, procedimentos ou meios que devem ser usados no desenvolvimento de um trabalho, festa, evento etc.

E na organização de documentos, não é diferente, precisamos planejar cada etapa do trabalho, para que a execução, possa ser executada no momento certo, sem qualquer problemas na sequência do trabalho, a organização requer a preparação de algumas etapas, antes de iniciar a organização dos documentos, ou seja, colocar a “mão na massa”.


Mas, como saber quais são estas etapas? É comum, quando chegamos no Arquivo, nos perguntarmos de vários itens que ainda estão por fazer ou não existem, e com estes questionamento, estamos diagnosticando a situação do Arquivo.

É necessário uma profunda análise para começarmos nas etapas necessárias e saber preparar as etapas estratégicas, antes de iniciar a organização dos documentos.

Estamos falando aqui, na necessidade de realizar o Diagnóstico da Situação Atual, para que possamos conhecer em detalhes os problemas, as necessidades, a metodologia de organização e vários outros itens importantes, precisamos buscar a solução para os diversos tipos de problemas e saber quem poderá nos ajudar no gerenciamento deste projeto.

Mas, como realizar este Diagnóstico?

__Busque informações
Agende com a Direção da empresa, visitas em todas as áreas da empresa, e busque informações, desde o recebimento ou produção do documento até o final do trabalho e seu arquivamento. Cada detalhe, informação, manuseio, arquivamento, digitalização lhe ajudará para definir a metodologia de organização a ser implementada.

  
__Analise as informações
Agrupe todas as informações que foram coletadas no primeiro passo, crie um relatório, analise a fundo cada uma das informações, faça planilhas, crie gráficos e mostre todos os pontos positivos e negativos que foram citados. Os pontos positivos podem reforçar o caminho certo que a empresa já vem traçando.

Apresente as informações coletadas e analisadas ao Gestor do Projeto, reúna inicialmente, as Gerências e apresente o resultado e peça ajuda para implementar o Projeto.

__Identifique as necessidades de melhorias
Nessa etapa, é necessário levantar e reunir os fatores que estão causando problemas, além de identificar em cada problema, as principais causas que geram todas as necessidades de melhoria que a empresa precisa se atentar.

Fique atento aos seguintes itens:
  • ·         Capacitação da equipe;
  • ·         Volume de documentos;
  • ·         Espaço físico;
  • ·         Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
  • ·         Inventário;
  • ·         Indexação;

E muitos outros itens que contribuirão para o bom levantamento da situação da documentação, para que você possa implementar o Sistema de Arquivo, de acordo com as reais necessidades da empresa.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

terça-feira, 28 de novembro de 2017

PALESTRA GRATUITA VIA INTERNET: COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

Acontecerá nesta sex-feira, dia 01 de dezembro, a partir das 10h00, a palestra gratuita "COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA", com objetivos de compartilhar informações de nossas experiências em Gestão de Documentos em empresas privadas.

Com transmissão VIA INTERNET, a palestra é aberta para todos os profissionais que se inscreverem neste link no site da palestra https://goo.gl/NzZCbY

Leia o programa completo da palestra e não deixe sua inscrição para a última hora.

OBJETIVOS
Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.


Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Nesta palestra, você conhecerá as etapas de organização do Arquivo, para facilitar a busca de documentos arquivados.

FACILITADOR
Juan Cacio Peixoto
Bibliotecário e Consultor Organizacional

CARGA HORÁRIA
2 horas

PROGRAMA
1- O Arquivo é o Departamento mais importante da empresa. Ele já foi criado formalmente? Ou é apenas um local de depósito de documentos, sucatas, entulhos, árvore de Natal, bolinhas presépios etc.

2- Conscientize sua equipe, faça palestras de conscientização sobre a importância do Arquivo organizado.

3- O Planejamento é o melhor início, pense em cada etapa de organização. Chegará ao fim com rapidez.

4- Trabalhe com metodologia de organização, alfabético, numérico, por assunto, cores etc. Porém, antes, faça um bom diagnóstico em cada área, ouça os usuários.


5- Arquivo Centralizado ou Descentralizado, avalie a estrutura de sua empresa.

6- Descarte muitos documentos, elimine ao máximo, porém, antes, faça uma boa pesquisa na legislação, muitos tem prazo de guarda definido por lei.

7- Elabore um bom Manual de Procedimentos de Arquivo e treine sua equipe, garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido.

8- Convide todos os colaboradores para conhecer o trabalho, divulgue o trabalho no site de sua empresa, jornal interno, envie e-mail, ponha a boca no trombone, é a melhor forma de conscientizar e mudar a cultura da empresa.

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.

Para conhecer toda a nossa agenda de cursos e palestras, acesse www.acervo.com.br

quinta-feira, 19 de outubro de 2017

SINCOMERCIO REALIZARÁ PALESTRA EM PARCERIA COM A ACERVO

Visando capacitar profissionais que atuam nas empresas do comércio de Guarulhos, em parceria com a ACERVO, o SINCOMERCIO, realizará no dia 24 de Outubro, 'as 19h00, palestra gratuita com o tema PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS: O que guardar e o que eliminar.

O Sindicato do Comércio Varejista de Guarulhos (Sincomércio) é uma entidade patronal, om o objetivo de atender as empresas do setor varejista de toda a região de Guarulhos.

A palestra tem por objetivos esclarecer aos participantes a importância da guarda dos documentos das áreas Fiscal, Contábil, Recursos Humanos, Administrativa e Técnica, e, orientar quanto a eliminação dos mesmos com segurança, para aqueles que a legislação permite, garantindo tranqüilidade a empresa, evitando prejuízos desnecessários, diminuindo o volume de documentos e aumentando o espaço, implantando a Gestão de Documentos com Qualidade.

Será ministrada pelo Bibliotecário da ACERVO, Juan Cacio Peixoto, que esclarecerá prazos de guarda das áreas Contábil, Fiscal e Recursos Humanos.

Para mais informações e inscrições, acesse http://sincomercioguarulhos.com.br/servicos/palestras-e-feiras/



sábado, 7 de outubro de 2017

AFINAL, POSSO ELIMINAR DOCUMENTOS?

*Juan Cacio Peixoto


O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios.

A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. 

A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br


segunda-feira, 11 de setembro de 2017

ACERVO E RECICLE FIRMAM PARCERIA PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE ARQUIVO EM SALVADOR/BA

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na Gestão de Documentos, firmou, uma importante parceria com a RECICLE Treinamento Profissional, com sede na cidade de Salvador, para a realização do curso "Organização do Arquivo Contábil, Fiscal, RH e Administrativo" nos dias 19 e 20 de setembro, com carga horária de 16 horas na cidade de Salvador/BA.

Fundada em janeiro de 1993, a RECICLE Treinamento Empresarial, surgiu da união de profissionais egressos de outras empresas, somando uma longa experiência de seus sócios, testados pela permanente atuação na área de Desenvolvimento Humano.

Para a Diretora da RECICLEDonizette Marya Carneiro, é uma parceria que vai gerar grandes resultados para os profissionais da Região Nordeste, com menor custos de deslocamento, o curso era oferecido somente no estado de São Paulo, em época de contenção de gastos, o curso é muito bem vindo, neste momento econômico que vive o país, além de ser um curso voltado para todos os segmentos de empresas e portes, todos precisam de documentos arquivados em local de fácil acesso, para a tomada de decisão.

Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário e Facilitador do curso,  afirma que é um curso de grande importância para as pessoas que buscam qualificação profissional, e assim conquistarem melhor competitividade no mercado de trabalho, além de ser um bom momento, para colocar a documentação em ordem, preparando para um ano novo que se aproxima.

Novas parcerias serão realizadas entre ACERVO e RECICLE para a realização de outros cursos, voltados para a Gestão de Documentos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Gestão de Documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Os interessados deverão entrar em contato com a RECICLE no horário de 9h00 'as 18h00 de segunda-feira a sexta-feira, para realização da inscrição, através do fone 71 3027-0135 / 99984-1006, www.treinamentorecicle.com.br ou contato@treinamentorecicle.com.br  

As vagas são limitadas, antecipe sua inscrição.

sexta-feira, 1 de setembro de 2017

DICA DO DIA III: SENSO DE LIMPEZA

SENSO DE LIMPEZA. Bem-estar da equipe e do pessoal, conservação dos equipamentos e acessórios, prevenção de acidentes, redução de desperdícios e principalmente boa imagem perante o cliente. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO24 anos.

Para conhecer nossos serviços em Gestão de Documentos e Arquivos, acesse www.acervo.com.br

quarta-feira, 30 de agosto de 2017

DICA DO DIA II: PESSOA MULTITAREFA

PESSOA MULTITAREFA. Atuar como uma pessoa "multitarefa" pode comprometer, e muito, a sua produtividade. Pesquisa realizada na Universidade de Stanford aponta que pessoas "multitarefas" são menos produtivas do que aquelas que fazem uma coisa de cada vez. Foi descoberto pelos pesquisadores que quando você se põe a fazer duas coisas ao mesmo tempo, seu cérebro não tem capacidade para executar ambas as tarefas com sucesso.

Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos.

Para saber mais, acesse nossas soluções em www.acervo.com.br

DICA DO DIA I: 5s


Etapa inicial e base para implantação da qualidade total, a metodologia 5S é assim chamada devido à primeira letra de 5 palavras japonesas: Seiri (Utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Shitsuke (Disciplina) Seiketsu (higiene).

SENSO DE ECONOMIA. Aplique em todo ambiente de trabalho. Evite desperdícios e retrabalhos. Quem sabe quanto gasta, sabe quanto ganha. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. 

Acesse nossas soluções em www.acervo.com.br




domingo, 30 de julho de 2017

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS: por onde começar?


*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente temos percebido que muitas empresas necessitam de organização de arquivos, porém esse tipo de trabalho envolve diversas técnicas da Gestão de Documentos e Arquivos como: Identificação Documental, Classificação, Avaliação (Tabela deTemporalidade Documental), conferência, ordenação de documentos (separar a documentação em ordem numérica, cronológica, alfabética e ou alfa-numérica), elaboração de Índice de Arquivo, colagem de etiquetas em caixas e documentos.

Todas essas etapas são morosas e detalhadas, muitos ainda acreditam que é um trabalho simples e rápido, porém, muitos começam, mas, não chegam ao final do trabalho, por falta de conhecimentos técnicos e na maioria das vezes, não dedicam 8 horas/dia para desenvolvimento do trabalho.
Empresas não valorizam a informação, 
porém, os prejuízos aparecem com o passar 
do tempo, deixando uma lacuna financeira 
em seu Balanço.

Na realidade as empresas querem, apenas uma “Ordenação” de caixas pela etiqueta frente de caixa, que contém o conteúdo das mesmas. Esse tipo de trabalho apresenta ótimos resultados imediatos, quando a documentação já encontra-se organizada.

Em outras experiências notamos que esse tipo de situação é emergencial e colocamos nosso Plano de Trabalho, como primeira etapa para realizar a ordenação das caixas organizando as mesmas pelas etiquetas frente de caixa, que contém a tipologia documental.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, tem atendido empresas de todos os segmentos e portes, no trabalho de Gestão de Documentos e Arquivos, com procura constante para a elaboração do Inventário do Acervo, um ferramenta que agiliza a busca de documentos arquivos, em alguns minutos, conheça mais nossos serviços, visitando nosso site em www.acervo.com.br

A imagem 1 acima não demonstra completamente a realidade deste Arquivo. O ambiente armazenava aproximadamente 10.000 (dez mil) caixas, compostas por 20 empresas e 10 departamentos. O período da documentação compreendia os últimos 12 anos de existência do grupo empresarial.

No Plano de Ação devemos buscar as seguintes respostas:
1- O que fazer com essa quantidade de caixas?
2-  Qual será o começo, meio e como dar continuidade?
3-  Quais são os tipos de materiais necessários para reestruturação deste arquivo?
4- Qual será o tamanho da equié envolvida para  realização do trabalho?
5- Qual será o prazo de execução?

São questões que nos deparamos no dia a dia de trabalho. Este projeto foi desenvolvido em 60 dias com equipe adequada e treinada. Algumas situações adversas foram encontradas no meio do caminho. Tarefas como: remoção de caixas para que a equipe de faxina pudesse fazer a higienização do espaço; Elaboração de projeto para montagem de estantes de aço; montagem de estantes; posicionamento das caixas nas estantes; colagem de novas etiquetas, digitação do conteúdo das caixas para elaboração do Inventário do Acervo.

Planejar cada etapa, é importante para melhor
administrar  a equipe de trabalho.
É claro que fazendo apenas o processo de Ordenação de Caixas e Inventário do Acervo não resolverá 100% do problema de recuperação da informação, porém os frutos estão sendo colhidos. Todos os documentos solicitados foram localizados, inclusive para ação judicial.  A média de tempo para recuperação dos documentos é de 5 minutos por documento. Qual é a explicação para este sucesso? Os documentos da atividade principal da empresa, foram bem identificados, indexados, organizados e descritos claramente pelo departamento produtor e explicitado na etiqueta frente de caixa, onde realizamos o cadastro dessas informações no Inventário do Acervo.

Um detalhe importante neste processo de cadastro foi a padronização dos diversos apelidos dado aos documentos pelos seus produtores. Exemplo: Entrada, NFE, Nota Fiscal de Entrada, Nota Fiscal de Fornecedor, Nota Fiscal de Compra. E todos esses termos foram padronizados para Nota Fiscal de Entrada. Sendo assim o trabalho do profissional Arquivista,  experiente é de fundamental importância para que o resultado seja atingido.

Meus amigos me perguntam, se realmente escolhi a profissão correta? Ao mesmo tempo afirmam que o profissional Arquivista não é dinâmico, pois as característica da minha profissão são estritas a um ambiente fechado, silencioso, sem equipamentos de informática, pouco dinâmico e por fim colocar a papelada em ordem e realizar arquivamento ininterruptamente!

Esse paradigma do profissional Arquivista não será quebrado com facilidade, porém, em todos os clientes por onde passamos me coloco a disposição para realizar qualquer atividade relacionada a Gestão de Documentos e Arquivos seja um projeto completo de Implantação do Centro de Documentação – CEDOC ou uma simples ordenação de caixas.

Através disso, organização e leitura dos documentos, é que me torno um profissional cada dia mais capacitado e experiente com empresas de todos os segmentos e portes.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse


terça-feira, 27 de dezembro de 2016

DICA DO DIA | PRAZO DE GUARDA DA NOTA FISCAL DE BENS DURÁVEIS



Nota Fiscal é um recibo obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviços. A Nota Fiscal documenta a transação e serve para o recolhimento de impostos. A não utilização da nota é considerada sonegação fiscal.

A Nota Fiscal de qualquer tipo de produto ou serviço deve ser guardada não somente pelo prazo de garantia, mas pelo prazo de vida útil do produto, para que o consumidor se resguarde de qualquer defeito oculto de fabricação. Isso vale, por exemplo, para eletrodomésticos, eletro-eletrônicos, automóveis, etc.

Este documento em casa, chamamos de Nota Fiscal de Eletrodomésticos e na empresa Nota Fiscal de Ativo Fixo ou Imobilizado.


PRAZO DE GUARDA EM CASA: Prazo de vida útil do produto.

PRAZO DE GUARDA NA EMPRESA: 5 anos após a venda do BEM ou 5 anos após a depreciação do BEM, recomendamos sua guarda PERMANENTE.



segunda-feira, 26 de dezembro de 2016

DICA DO DIA | LIVRO DIÁRIO

É um livro contábil de preenchimento obrigatório (exigido por lei) e de maior importância, onde são lançadas as operações DIÁRIAS de uma empresa. Nele, são registrados os fatos contábeis em partidas dobradas, ou seja, os totais débito e crédito deverão ser sempre iguais, sendo a conta débito lançada SEMPRE antes da conta crédito.

Livro Diário registra oficialmente todas as transações de uma empresa.

O prazo de GUARDA do Livro Diário é PERMANENTE.

domingo, 25 de dezembro de 2016

A ORGANIZAÇÃO É FATOR NECESSÁRIO

Organização começa com mesa limpa, um dos problemas mais comuns a afetar a eficiência de uma empresa é, sem dúvida, a desorganização, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papéis.

Mesa atulhada é uma das causadoras de perda de tempo nas empresas, as pessoas reviram arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido.


Algumas pessoas interpretam uma mesa cheia de papéis como um símbolo da importância de seu trabalho.


Metodologia adequada ao seu negócio. Arquivo organizado.
È preciso ressaltar que o procedimento também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, insegurança, confusão de prioridade e incapacidade de terminar as tarefas.

Diante do tamanho problema de administração e organização de um grande volume de documentos, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, desde 1993, vem atuando na organização, guarda e digitalização de Arquivos e Documentos (Arquivo Administrativo e Técnico), Biblioteca, Centro de Documentação e Treinamento em Gestão de Documentos e Arquivos, atuando com profissionais especializados e atualizados, garantindo a qualidade dos serviços prestados aos nossos clientes.


Conheça nossos serviços, não importa o tamanho de sua empresa, temos soluções adequadas para grandes, pequenas, médias e micro empresas.

  • Organização de Arquivos e Documentos;
  • Organização de Biblioteca;
  • Digitalização de documentos;
  • Guarda de arquivos e documentos;
  • Destruição segura de documentos;
  • Destruição de lixo eletrônico;
  • Cursos em Gestão de Documentos.
Para saber mais informações e contratar nossos serviços, acesse www.acervo.com.br ou através dos fones 11 2821-6100 e 98543-1356 e e-mail comercial@acervo.com.br