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domingo, 5 de julho de 2015

0800 facilita o seu contato com a ACERVO

Pensando na maior facilidade em atender nossos CLIENTES de todo o Brasil, a ACERVO habilitou esta semana o número 0800 887 0942 para recebimento de ligações de telefone fixo gratuitamente de todo o Brasil. 

O número 0800 possibilita que nossos clientes liguem gratuitamente, para conhecer com mais detalhes  nossos cursos e serviços, falando diretamente com nossa equipe de Consultores, inclusive com os Instrutores, uma facilidade a mais para tomada de decisão na contratação dos serviços da ACERVO.

Faça já uma ligação para conhecer nossa programação de cursos para o mês de JULHO, temos descontos promocionais em vários cursos, ligue grátis 0800 887 0942.

Facilidade e comodidade que a ACERVO disponibiliza para você CLIENTE.

Você também poderá entrar em contato através do e-mail, para atender exclusivamente o seu estado e paíises de língua ´portuguesa:

REGIÃO SUDESTE
Espírito Santo | comercial.es@acervo.com.br
Minas Gerais | comercial.mg@acervo.com.br
Rio de Janeiro | comercial.rj@acervo.com.br
REGIÃO NORDESTE
Bahia | comercial.ba@acervo.com.br

REGIÃO SUL
Paraná | comercial.pr@acervo.com.br
Rio Grande do Sul | comercial.rs@acervo.com.br

REGIÃO CENTRO OESTE
Brasília | comercial.df@acervo.com.br

REGIÃO NORTE
Pará | comercial.pa@acervo.com.br

Atendimento ACERVO em países de língua portuguesa.

sábado, 4 de agosto de 2012

O FAMOSO "ARQUIVO MORTO" NÃO EXISTE



Juan Cacio Peixoto*

O conhecido “Arquivo Morto” não existe, quando uma documentação não é                   necessária ser arquivada, deve ser eliminada, evite guardar a papelada                   desnecessária, portanto, crie o Arquivo Central, com objetivos da guarda, conservação e preservação de documentos, por um motivo Contábil, Fiscal, Legal, Técnico, Administrativo ou Histórico, obedecendo prazos de guarda de acordo com a legislação específica para cada tipo/título ou assunto arquivado.
Elimine os prejuízos de sua empresa, com a falta ou demora na busca de documentos arquivados, somente percebemos a desorganização do Arquivo, quando não encontramos a documentação solicitada pela fiscalização Trabalhista, Fiscal, Previdenciária ou da Receita Federal ou em casos de Aposentadoria de ex-empregados ou Ação Trabalhista, as multas começam a aparecer, antecipe-se, organize-se e lucre com a organização do Arquivo.

O conhecimento dos documentos, produzidos no desempenho das respectivas funções, habilita a uma decisão criteriosa e fundamentada quanto à eliminação, ou à guarda, em caráter temporário ou permanente.
A oportunidade organizar os Arquivos é propícia a que se conheçam realmente os documentos produzidos e acumulados, em decorrência das atribuições e competência dos departamentos.

O conhecimento da rotina dos documentos oferece condições para uma administração racional de papéis, fator de economia e eficiência para a empresa.

Saber como se processa a rotina dos documentos nos departamentos, no desempenho das várias atividades pertinentes às funções que lhe competem, é matéria de alto interesse para a racionalização dos Arquivos.

O Ciclo Vital dos Documentos,  como conseqüência da explosão documental do pós-guerra, passou a levar em conta as diferentes fases por que passam os documentos sob o ponto de vista de sua administração e de seu uso, desde  o momento de sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente, dividindo os arquivos em Corrente, Intermediário e Permanente.

O Arquivo Permanente, em empresa privada, conhecido como “Inativo”, por armazenar documentos de guarda temporária e permanente, cuja freqüência de uso é esporádica e que são conservados em razão de seu valor legal, informativo e histórico.

Esse arquivo, normalmente denominado incorretamente de "Arquivo Morto", talvez pelo seu reduzido fluxo de informação ou devido aos objetivos organizacionais se diferenciarem dos arquivos ativos, sempre dinâmicos.

O Arquivo Inativo representa a última rotina constituída pelas diversas normas possíveis de conservação de documentos. Deve, por conseguinte, fornecer a contra-prova da eficiência, de todo o sistema, em geral é levado a subestimar a importância do Arquivo Inativo porque se pensa que, chegados a este ponto, os documentos adquirem valor puramente histórico e perdem todo o valor operativo, devendo apenas esperar que chegue o momento de sua eliminação.

Se isto é verdade em parte não convém esquecer que os documentos inativos também podem ser pedidos uma vez por outra. Em qualquer dos casos é oportuno recordar que a eficiência dos Arquivos Corrente e Intermediário dá existência aos Arquivos Inativos.

Gostaríamos de ressaltar alguns pontos que acreditamos necessários e fundamentais na organização e funcionamento do arquivo.

Neste aspecto, queremos lembrar que é o instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, isto é, um centro ativo de informações.

O arquivo deve adaptar-se a empresa, obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado.

Arquivos organizados sem orientação técnica se transformam em verdadeiros depósitos de documentos.

O arquivo quando bem organizado transmite ordem, evita repetições desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito, os resultados obtidos.

Nossa intenção é alertá-lo no que diz respeito à tarefa de arquivar, principalmente no que se refere ao controle que requer atitude de vigilância e cuidado nos possíveis desvios que, provavelmente, poderão aparecer no decurso da execução do serviço.

Não se esqueça de que o funcionamento eficaz de um arquivo, depende de uma organização adequada.




*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br