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terça-feira, 27 de novembro de 2018

CURSO DE ARQUIVO SOLUCIONA DÚVIDAS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS


*Juan Cacio Peixoto

Ainda somos bastante questionados, se o curso solucionará todos os problemas de arquivamento de documentos na empresa/instituição.

Os cursos de extensão, que a ACERVO oferece, são de curta duração e proporciona a troca de experiências entre estudantes e o facilitador, com carga horária variada.

A ACERVO, é uma empresa de prestação de serviços, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado há mais de 25 anos, com sede na cidade de Guarulhos, SP.

Por que aprender a organizar o Arquivo?
Segundo pesquisas, uma pessoa perde 50% do tempo, procurando por informações, a não localização causa stress e diminui a produtividade.

De acordo com uma pesquisa feita há alguns anos pela PwC, cada documento arquivado de maneira incorreta gera, direta e indiretamente, cerca de 120 dólares de prejuízo.   

No curso você aprenderá, metodologia simples de fácil aplicação e sua rotina será outra.

O curso resolverá nossos problemas?
Se você já levar para o dia do curso, dúvidas da rotina do seu dia a dia, durante o curso, o Facilitador lhe ajudará.

E aqueles documentos que eu acho que pode jogar fora?
No curso, você aprenderá que cada documento tem o seu tempo de guarda de acordo com a legislação, receberá muitas informações para tomada de decisão.


Mas, o papel vai acabar, aprenderemos digitalizar?
Sim, muitos documentos no formato papel, você poderá digitalizar e jogar fora, outros não, saberá quais são "estes outros".

Os cursos poderão ser ministrados também na empresa, com conteúdo voltados a necessidades da empresa.

Depois do curso o seu dia a dia será mais tranquilo, acesse nosso site, temos cursos presenciais e a distância, você poderá fazer sua inscrição em nosso site www.acervo.com.br

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais acesse www.acervo.com.br

domingo, 3 de dezembro de 2017

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

Juan Cacio Peixoto*

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Existe, principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.
Implantação do Arquivo Central, na Fundação Parque
Tecnológico  Itaipu | FPTI em Foz do Iguaçu - PR.

Existe também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das mesmas.

Deve-se considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também, preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.

Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.



Etapa 1- Planejamento
Na construção de um arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Etapa 2- Definição do espaço físico
Escolher o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Avaliadas as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um quadro funcional que futuramente se utilizará à área.

Devido a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.


Etapa 3- Prazo de guarda de documentos
Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

Etapa 4- Metodologia de organização
Carrinho de suporte para transporte de caixas
no Arquivo, utilizado no galpão da ACERVO.
A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.

Etapa 5- Digitalização de documentos
A digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

Etapa 6- Treinamento da equipe
Não deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado. É o Certificado de Garantia.

Para competir e vencer no mercado, é necessário que a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas.

E, nesse contexto, três aspectos precisam receber atenção especial das empresas:

  • O processo produtivo;
  • As informações;
  • As decisões;

A otimização dos fluxos  do setor de produtivo, as informação e tomada de decisão e ainda, a interação entre eles, trará benefícios como:

  • Melhor qualidade;
  • Menor custo;
  • Melhor prazo de entrega;

É importante ressaltar que a rapidez é fruto não somente da otimização desses fluxos ou da interação entre os mesmos, mas produto da soma desses dois fatores, ou seja:
Arquivo Corrente, organizado pela ACERVO
 na Usina Colombo, na cidade de Ariranha - SP.

Rapidez = Fluxo + Integração

Não levam vantagem as empresas que investem em novas tecnologias se esquecendo de introduzir sistemas de produção com rapidez.

As decisões devem ser obtidas a partir de informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.



Seria muito produtivo, recuperar todas estas informações, em um ARQUIVO ORGANIZADO.



*Bibliotecário e Sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

sexta-feira, 1 de setembro de 2017

DICA DO DIA III: SENSO DE LIMPEZA

SENSO DE LIMPEZA. Bem-estar da equipe e do pessoal, conservação dos equipamentos e acessórios, prevenção de acidentes, redução de desperdícios e principalmente boa imagem perante o cliente. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO24 anos.

Para conhecer nossos serviços em Gestão de Documentos e Arquivos, acesse www.acervo.com.br

sábado, 19 de agosto de 2017

ESTUDO DE CASO: ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO E DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS

*Fábio Ferreira Peixoto


Atualmente, organizar a documentação de Recursos Humanos e todas as áreas ligadas ao mesmo, como Medicina do Trabalho, Departamento Pessoal, Treinamento, Benefícios, Segurança do Trabalho etc., planejamos ações que permitam facilitar a busca de documentos para atender aos direitos trabalhistas, movimentos sindicais e a proteção social do trabalhador.

Desta forma para garantir os direitos e deveres dos trabalhadores é necessário fazer o registro de todas as atividades em documentos de arquivo, principalmente, aos documentos do Departamento Pessoal tais como: Cartão de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Aviso e Recibo de Férias, Folha de Pagamento, RPA - Recibo de Pagamento a Autônomo, impostos e declarações acessórias.
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) 

é o documento que registra a vida profissional 
dos brasileiros.


Para que essa documentação fique bem guardada, é necessário adotar metodologias de organização de arquivos e documentos para cada tipo de documento, visando atender a diversas demandas de localização e recuperação da informação a qualquer momento.

Em um de nossos Projetos de Organização de Arquivos da área de Recursos Humanos, desenvolvidos pela Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão Documental, no mercado desde 1993, nosso cliente estava com a documentação totalmente desorganizada. Por tratar-se de uma empresa do ramo de prestação de serviços da área de limpeza, portaria, segurança patrimonial e administração predial, a documentação dos colaboradores eram reunidas por postos de trabalho.

Acompanhe o exemplo a seguir e veja como aplicamos nossa metodologia, que tem facilitado muito o trabalho do CLIENTE: todos os Cartões de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Guia de FGTS, Guia de GPS e Folha de Pagamento, eram reunidos por postos de trabalho a fim de montar um dossiê de faturamento do local de trabalho. Finalizado a juntada de todos os documentos, o departamento de faturamento, fazia a emissão da Nota Fiscal de Serviços Prestados e boleto bancário, e todo lote, era enviado ao cliente para proceder o pagamento, após a liquidação da fatura, a documentação era mantida por postos de trabalho.

A dificuldade em localizar documentos na área de RH, era enorme, o caos perfeito para a fiscalização e multas desnecessárias, a documentação dos colaboradores estavam todas dispersas em várias caixas de arquivo. Em levantamento do volume, diagnosticado no CLIENTE, detectamos o total do acervo a ser organizado: 250 caixas de arquivo pequena e 06 arquivos de 04 gavetas, estavam arquivados 800 (oitocentos) prontuários de colaboradores inativos e 410 (quatrocentos e dez) ativos. Nestas condições de arquivo, o cliente demandava horas e mais horas de trabalho para localizar os documentos para ação trabalhista, aposentadoria, atendimento 'a fiscalização e pequenas informações para colaboradores ativos.

Após fazer a triagem, conferência e formação do prontuário do colaborador, o volume final é de 2.300 (dois mil e trezentos) prontuários inativos e 450 colaboradores ativos. Os demais documentos foram organizados por Tipo de Documental, em um trabalho conjunto com a Diretoria de Recursos Humanos, para a definição de metodologia de organização, para exemplificar mais e mostrar a necessidade urgente de organização, o  cliente, é um Grupo Empresarial, com 05 empresas e a documentação foi desmembrada respeitando a ordem original por documento e sua proveniência.

Atualmente a documentação é localizada em 2 minutos por prontuário ou documento. A recuperação dos documentos é feita através do Índice/Inventário do Arquivo por nome de colaborador ou por tipo de documentos, em caixas de arquivo pequena e Pasta Suspensa. O cliente não perde mais tempo e nem fica preocupado em não localizar a documentação. Sem contar na ajuda social prestadas aos trabalhadores que cumpriram o tempo de serviço para aposentadoria e precisam provar ao INSS, o tempo de contribuição, através da Ficha de Registro de Colaboradores e as Guias de GPS.
A Ficha de Registro de Empregado, deve ser guardada
por prazo PERMANENTE, sendo um dos
principais provas para apresentar no momento
da contagem do tempo de serviços.

Atualmente prestamos os serviços de manutenção de arquivos, que consiste em fazer o arquivamento de quaisquer documentos nas pastas dos colaboradores e qualquer documentação de RH, mantendo a metodologia aplicada e garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido. O importante agora, é trabalhar com a conscientização da importância do arquivo organizado, juntamente, com a equipe de colaboradores do cliente, mostrando que o trabalho realizado uma única vez, ou seja, organizando no Arquivo Ativo/Setorial, é a melhor forma de não acumular problemas para o futuro e não procrastinar (deixar para depois) o trabalho de arquivamento de documentos, faz parte da rotina do dia a dia.



*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse