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domingo, 17 de dezembro de 2017

COMO PLANEJAR A ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto


Segundo o Dicio – Dicionário Online de Português, planejamento é a determinação das etapas, procedimentos ou meios que devem ser usados no desenvolvimento de um trabalho, festa, evento etc.

E na organização de documentos, não é diferente, precisamos planejar cada etapa do trabalho, para que a execução, possa ser executada no momento certo, sem qualquer problemas na sequência do trabalho, a organização requer a preparação de algumas etapas, antes de iniciar a organização dos documentos, ou seja, colocar a “mão na massa”.


Mas, como saber quais são estas etapas? É comum, quando chegamos no Arquivo, nos perguntarmos de vários itens que ainda estão por fazer ou não existem, e com estes questionamento, estamos diagnosticando a situação do Arquivo.

É necessário uma profunda análise para começarmos nas etapas necessárias e saber preparar as etapas estratégicas, antes de iniciar a organização dos documentos.

Estamos falando aqui, na necessidade de realizar o Diagnóstico da Situação Atual, para que possamos conhecer em detalhes os problemas, as necessidades, a metodologia de organização e vários outros itens importantes, precisamos buscar a solução para os diversos tipos de problemas e saber quem poderá nos ajudar no gerenciamento deste projeto.

Mas, como realizar este Diagnóstico?

__Busque informações
Agende com a Direção da empresa, visitas em todas as áreas da empresa, e busque informações, desde o recebimento ou produção do documento até o final do trabalho e seu arquivamento. Cada detalhe, informação, manuseio, arquivamento, digitalização lhe ajudará para definir a metodologia de organização a ser implementada.

  
__Analise as informações
Agrupe todas as informações que foram coletadas no primeiro passo, crie um relatório, analise a fundo cada uma das informações, faça planilhas, crie gráficos e mostre todos os pontos positivos e negativos que foram citados. Os pontos positivos podem reforçar o caminho certo que a empresa já vem traçando.

Apresente as informações coletadas e analisadas ao Gestor do Projeto, reúna inicialmente, as Gerências e apresente o resultado e peça ajuda para implementar o Projeto.

__Identifique as necessidades de melhorias
Nessa etapa, é necessário levantar e reunir os fatores que estão causando problemas, além de identificar em cada problema, as principais causas que geram todas as necessidades de melhoria que a empresa precisa se atentar.

Fique atento aos seguintes itens:
  • ·         Capacitação da equipe;
  • ·         Volume de documentos;
  • ·         Espaço físico;
  • ·         Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
  • ·         Inventário;
  • ·         Indexação;

E muitos outros itens que contribuirão para o bom levantamento da situação da documentação, para que você possa implementar o Sistema de Arquivo, de acordo com as reais necessidades da empresa.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

sexta-feira, 30 de dezembro de 2016

07 REFLEXÕES PARA INICIAR 2017

1- Iniciar o ano em comunhão e em família;

Salmo 133.1 e 3: “Oh! Como é bom e agradável viverem unidos os irmãos... É como o orvalho do Hermom, que desce sobre os montes de Sião. Ali, ordena o SENHOR a sua bênção e a vida para sempre”


2- Demonstrar gratidão por todas as conquistas do ano que se passou;

Salmo 23: “O SENHOR é o meu pastor; nada me faltará. Ele me faz repousar em pastos verdejantes. Leva-me para junto das águas de descanso; refrigera-me a alma. Guia-me pelas veredas da justiça por amor do seu nome. Ainda que eu ande pelo vale da sombra da morte, não temerei mal nenhum, porque tu estás comigo; o teu bordão e o teu cajado me consolam.


Preparas-me uma mesa na presença dos meus adversários, unges-me a cabeça com óleo; o meu cálice transborda.  Bondade e misericórdia certamente me seguirão todos os dias da minha vida; e habitarei na Casa do SENHOR para todo o sempre.”


3- Expressar a Jesus Cristo que Ele é prioridade em sua vida;

Mateus 6.33: “Buscai, assim, em primeiro lugar, o Reino de Deus e a sua justiça, e todas essas coisas vos serão acrescentadas.”


4- Consagrar a Deus as primeiras horas do ano, porque as primícias são do Senhor;

Provérbios 3.9 e 10: “Honra ao Senhor com a tua fazenda e com as primícias de toda a sua renda; e se encherão os teus celeiros abundantemente, e transbordarão de mosto os teus lagares.”


5- Refletir sobre os erros cometidos e iniciar o ano assumindo novos comportamentos;

1 João 1.9: “Se confessarmos os nossos pecados, ele é fiel e justo para perdoar os nossos pecados e nos purificar de toda injustiça.”



6- Compartilhar testemunhos e experiências, para o fortalecimento da fé;

Salmos 9.1 e 2: “Eu Te louvarei, de todo o meu coração; contarei todas as Tuas maravilhas. Em Ti me alegrarei e cantarei louvores ao Teu Nome, ó Altíssimo.”

Atos 1.8: “Mas recebereis a virtude do Espírito Santo, que há-de vir sobre vós; e ser-me-eis testemunhas, tanto em Jerusalém como em toda a Judéia e Samaria, e até aos confins da terra.”


7- Mais vale um dia na Casa do Senhor do que mil em outro lugar.

Salmos 84. 1 a 10: “Quão amáveis são os teus tabernáculos, SENHOR dos Exércitos! A minha alma suspira e desfalece pelos átrios do SENHOR; o meu coração e a minha carne exultam pelo Deus vivo! O pardal encontrou casa, e a andorinha, ninho para si, onde acolha os seus filhotes; eu, os teus altares, SENHOR dos Exércitos, Rei meu e Deus meu!

Bem-aventurados os que habitam em tua casa; louvam-te perpetuamente. Bem-aventurado o homem cuja força está em ti, em cujo coração se encontram os caminhos aplanados, o qual, passando pelo vale árido, faz dele um manancial; de bênçãos o cobre a primeira chuva. Vão indo de força em força; cada um deles aparece diante de Deus em Sião. SENHOR, Deus dos Exércitos, escuta-me a oração; presta ouvidos, ó Deus de Jacó!

Olha, ó Deus, escudo nosso, e contempla o rosto do teu ungido. Pois um dia nos teus átrios vale mais que mil”.


FONTE: Recebi no Grupo de WhatsApp e a fonte da reflexão não foi informada.



FELIZ 2017, que DEUS possa estar em sua CASA, em seu TRABALHO e em todos os seus dias, que o ano que inicia-se seja ABENÇOADO.