Mostrando postagens com marcador Inventário do Acervo. Mostrar todas as postagens
Mostrando postagens com marcador Inventário do Acervo. Mostrar todas as postagens

domingo, 30 de julho de 2017

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS: por onde começar?


*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente temos percebido que muitas empresas necessitam de organização de arquivos, porém esse tipo de trabalho envolve diversas técnicas da Gestão de Documentos e Arquivos como: Identificação Documental, Classificação, Avaliação (Tabela deTemporalidade Documental), conferência, ordenação de documentos (separar a documentação em ordem numérica, cronológica, alfabética e ou alfa-numérica), elaboração de Índice de Arquivo, colagem de etiquetas em caixas e documentos.

Todas essas etapas são morosas e detalhadas, muitos ainda acreditam que é um trabalho simples e rápido, porém, muitos começam, mas, não chegam ao final do trabalho, por falta de conhecimentos técnicos e na maioria das vezes, não dedicam 8 horas/dia para desenvolvimento do trabalho.
Empresas não valorizam a informação, 
porém, os prejuízos aparecem com o passar 
do tempo, deixando uma lacuna financeira 
em seu Balanço.

Na realidade as empresas querem, apenas uma “Ordenação” de caixas pela etiqueta frente de caixa, que contém o conteúdo das mesmas. Esse tipo de trabalho apresenta ótimos resultados imediatos, quando a documentação já encontra-se organizada.

Em outras experiências notamos que esse tipo de situação é emergencial e colocamos nosso Plano de Trabalho, como primeira etapa para realizar a ordenação das caixas organizando as mesmas pelas etiquetas frente de caixa, que contém a tipologia documental.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, tem atendido empresas de todos os segmentos e portes, no trabalho de Gestão de Documentos e Arquivos, com procura constante para a elaboração do Inventário do Acervo, um ferramenta que agiliza a busca de documentos arquivos, em alguns minutos, conheça mais nossos serviços, visitando nosso site em www.acervo.com.br

A imagem 1 acima não demonstra completamente a realidade deste Arquivo. O ambiente armazenava aproximadamente 10.000 (dez mil) caixas, compostas por 20 empresas e 10 departamentos. O período da documentação compreendia os últimos 12 anos de existência do grupo empresarial.

No Plano de Ação devemos buscar as seguintes respostas:
1- O que fazer com essa quantidade de caixas?
2-  Qual será o começo, meio e como dar continuidade?
3-  Quais são os tipos de materiais necessários para reestruturação deste arquivo?
4- Qual será o tamanho da equié envolvida para  realização do trabalho?
5- Qual será o prazo de execução?

São questões que nos deparamos no dia a dia de trabalho. Este projeto foi desenvolvido em 60 dias com equipe adequada e treinada. Algumas situações adversas foram encontradas no meio do caminho. Tarefas como: remoção de caixas para que a equipe de faxina pudesse fazer a higienização do espaço; Elaboração de projeto para montagem de estantes de aço; montagem de estantes; posicionamento das caixas nas estantes; colagem de novas etiquetas, digitação do conteúdo das caixas para elaboração do Inventário do Acervo.

Planejar cada etapa, é importante para melhor
administrar  a equipe de trabalho.
É claro que fazendo apenas o processo de Ordenação de Caixas e Inventário do Acervo não resolverá 100% do problema de recuperação da informação, porém os frutos estão sendo colhidos. Todos os documentos solicitados foram localizados, inclusive para ação judicial.  A média de tempo para recuperação dos documentos é de 5 minutos por documento. Qual é a explicação para este sucesso? Os documentos da atividade principal da empresa, foram bem identificados, indexados, organizados e descritos claramente pelo departamento produtor e explicitado na etiqueta frente de caixa, onde realizamos o cadastro dessas informações no Inventário do Acervo.

Um detalhe importante neste processo de cadastro foi a padronização dos diversos apelidos dado aos documentos pelos seus produtores. Exemplo: Entrada, NFE, Nota Fiscal de Entrada, Nota Fiscal de Fornecedor, Nota Fiscal de Compra. E todos esses termos foram padronizados para Nota Fiscal de Entrada. Sendo assim o trabalho do profissional Arquivista,  experiente é de fundamental importância para que o resultado seja atingido.

Meus amigos me perguntam, se realmente escolhi a profissão correta? Ao mesmo tempo afirmam que o profissional Arquivista não é dinâmico, pois as característica da minha profissão são estritas a um ambiente fechado, silencioso, sem equipamentos de informática, pouco dinâmico e por fim colocar a papelada em ordem e realizar arquivamento ininterruptamente!

Esse paradigma do profissional Arquivista não será quebrado com facilidade, porém, em todos os clientes por onde passamos me coloco a disposição para realizar qualquer atividade relacionada a Gestão de Documentos e Arquivos seja um projeto completo de Implantação do Centro de Documentação – CEDOC ou uma simples ordenação de caixas.

Através disso, organização e leitura dos documentos, é que me torno um profissional cada dia mais capacitado e experiente com empresas de todos os segmentos e portes.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse