terça-feira, 28 de novembro de 2017

PALESTRA GRATUITA VIA INTERNET: COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

Acontecerá nesta sex-feira, dia 01 de dezembro, a partir das 10h00, a palestra gratuita "COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA", com objetivos de compartilhar informações de nossas experiências em Gestão de Documentos em empresas privadas.

Com transmissão VIA INTERNET, a palestra é aberta para todos os profissionais que se inscreverem neste link no site da palestra https://goo.gl/NzZCbY

Leia o programa completo da palestra e não deixe sua inscrição para a última hora.

OBJETIVOS
Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.


Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Nesta palestra, você conhecerá as etapas de organização do Arquivo, para facilitar a busca de documentos arquivados.

FACILITADOR
Juan Cacio Peixoto
Bibliotecário e Consultor Organizacional

CARGA HORÁRIA
2 horas

PROGRAMA
1- O Arquivo é o Departamento mais importante da empresa. Ele já foi criado formalmente? Ou é apenas um local de depósito de documentos, sucatas, entulhos, árvore de Natal, bolinhas presépios etc.

2- Conscientize sua equipe, faça palestras de conscientização sobre a importância do Arquivo organizado.

3- O Planejamento é o melhor início, pense em cada etapa de organização. Chegará ao fim com rapidez.

4- Trabalhe com metodologia de organização, alfabético, numérico, por assunto, cores etc. Porém, antes, faça um bom diagnóstico em cada área, ouça os usuários.


5- Arquivo Centralizado ou Descentralizado, avalie a estrutura de sua empresa.

6- Descarte muitos documentos, elimine ao máximo, porém, antes, faça uma boa pesquisa na legislação, muitos tem prazo de guarda definido por lei.

7- Elabore um bom Manual de Procedimentos de Arquivo e treine sua equipe, garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido.

8- Convide todos os colaboradores para conhecer o trabalho, divulgue o trabalho no site de sua empresa, jornal interno, envie e-mail, ponha a boca no trombone, é a melhor forma de conscientizar e mudar a cultura da empresa.

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.

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