domingo, 30 de julho de 2017

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS: por onde começar?


*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente temos percebido que muitas empresas necessitam de organização de arquivos, porém esse tipo de trabalho envolve diversas técnicas da Gestão de Documentos e Arquivos como: Identificação Documental, Classificação, Avaliação (Tabela deTemporalidade Documental), conferência, ordenação de documentos (separar a documentação em ordem numérica, cronológica, alfabética e ou alfa-numérica), elaboração de Índice de Arquivo, colagem de etiquetas em caixas e documentos.

Todas essas etapas são morosas e detalhadas, muitos ainda acreditam que é um trabalho simples e rápido, porém, muitos começam, mas, não chegam ao final do trabalho, por falta de conhecimentos técnicos e na maioria das vezes, não dedicam 8 horas/dia para desenvolvimento do trabalho.
Empresas não valorizam a informação, 
porém, os prejuízos aparecem com o passar 
do tempo, deixando uma lacuna financeira 
em seu Balanço.

Na realidade as empresas querem, apenas uma “Ordenação” de caixas pela etiqueta frente de caixa, que contém o conteúdo das mesmas. Esse tipo de trabalho apresenta ótimos resultados imediatos, quando a documentação já encontra-se organizada.

Em outras experiências notamos que esse tipo de situação é emergencial e colocamos nosso Plano de Trabalho, como primeira etapa para realizar a ordenação das caixas organizando as mesmas pelas etiquetas frente de caixa, que contém a tipologia documental.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, tem atendido empresas de todos os segmentos e portes, no trabalho de Gestão de Documentos e Arquivos, com procura constante para a elaboração do Inventário do Acervo, um ferramenta que agiliza a busca de documentos arquivos, em alguns minutos, conheça mais nossos serviços, visitando nosso site em www.acervo.com.br

A imagem 1 acima não demonstra completamente a realidade deste Arquivo. O ambiente armazenava aproximadamente 10.000 (dez mil) caixas, compostas por 20 empresas e 10 departamentos. O período da documentação compreendia os últimos 12 anos de existência do grupo empresarial.

No Plano de Ação devemos buscar as seguintes respostas:
1- O que fazer com essa quantidade de caixas?
2-  Qual será o começo, meio e como dar continuidade?
3-  Quais são os tipos de materiais necessários para reestruturação deste arquivo?
4- Qual será o tamanho da equié envolvida para  realização do trabalho?
5- Qual será o prazo de execução?

São questões que nos deparamos no dia a dia de trabalho. Este projeto foi desenvolvido em 60 dias com equipe adequada e treinada. Algumas situações adversas foram encontradas no meio do caminho. Tarefas como: remoção de caixas para que a equipe de faxina pudesse fazer a higienização do espaço; Elaboração de projeto para montagem de estantes de aço; montagem de estantes; posicionamento das caixas nas estantes; colagem de novas etiquetas, digitação do conteúdo das caixas para elaboração do Inventário do Acervo.

Planejar cada etapa, é importante para melhor
administrar  a equipe de trabalho.
É claro que fazendo apenas o processo de Ordenação de Caixas e Inventário do Acervo não resolverá 100% do problema de recuperação da informação, porém os frutos estão sendo colhidos. Todos os documentos solicitados foram localizados, inclusive para ação judicial.  A média de tempo para recuperação dos documentos é de 5 minutos por documento. Qual é a explicação para este sucesso? Os documentos da atividade principal da empresa, foram bem identificados, indexados, organizados e descritos claramente pelo departamento produtor e explicitado na etiqueta frente de caixa, onde realizamos o cadastro dessas informações no Inventário do Acervo.

Um detalhe importante neste processo de cadastro foi a padronização dos diversos apelidos dado aos documentos pelos seus produtores. Exemplo: Entrada, NFE, Nota Fiscal de Entrada, Nota Fiscal de Fornecedor, Nota Fiscal de Compra. E todos esses termos foram padronizados para Nota Fiscal de Entrada. Sendo assim o trabalho do profissional Arquivista,  experiente é de fundamental importância para que o resultado seja atingido.

Meus amigos me perguntam, se realmente escolhi a profissão correta? Ao mesmo tempo afirmam que o profissional Arquivista não é dinâmico, pois as característica da minha profissão são estritas a um ambiente fechado, silencioso, sem equipamentos de informática, pouco dinâmico e por fim colocar a papelada em ordem e realizar arquivamento ininterruptamente!

Esse paradigma do profissional Arquivista não será quebrado com facilidade, porém, em todos os clientes por onde passamos me coloco a disposição para realizar qualquer atividade relacionada a Gestão de Documentos e Arquivos seja um projeto completo de Implantação do Centro de Documentação – CEDOC ou uma simples ordenação de caixas.

Através disso, organização e leitura dos documentos, é que me torno um profissional cada dia mais capacitado e experiente com empresas de todos os segmentos e portes.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse