terça-feira, 2 de maio de 2017

O BOM ATENDIMENTO NO ARQUIVO, GERANDO RESULTADOS NA EMPRESA

Cristiane Gonçalves Costa*


A competência técnica e o conhecimento necessários para organizar, catalogar informações, digitalizar e arquivar documentos, não somente preservando-os, mas também facilitando a busca dos mesmos, no tempo oportuno de suas necessidades, são necessários para atender bem o cliente.

Para o bom desempenho das funções do Arquivo, além do entendimento da empresa/cliente na qual se está desenvolvendo o Projeto de Gestão de Documentos e Arquivos, são realizadas análises para cada tipo de documento, verificação e adequação do espaço físico, escolha adequada do meio de armazenamento, catalogação e, dependendo da opção de contrato, a digitalização dos documentos.

A digitalização consiste na preparação física do documento, identificação por sistema de código de barras, digitalização/escaneamento propriamente dita, cadastro do documento no sistema e vínculo com a localização física do mesmo. Neste momento, o documento já poderá ser acessado de forma virtual ou física.

As informações poderão ser controladas e gerenciadas por meio de software, podendo assim, facilitar a consulta e a retirada do mesmo.

Para retirada física do documento, é necessário agendamento prévio e o tempo de entrega dependerá da urgência de cada caso.

O atendimento ao cliente é feito de forma pontual, , o documento é localizado e o CLIENTE já tem informações suficientes para executar o seu trabalho, com altos ganhos de produtividade.

Se necessário, o documento original, a ACERVO faz a entrega no endereço do CLIENTE, ou é enviado por e-mail, uma forma mais rápida de obter as informações, com economia de recursos financeiros e maior segurança, já que evita-se o trâmite de documentos originais.

Manter um Colaborador exclusivamente para dar atendimento ao cliente, requer bom treinamento, conhecimento das necessidades do cliente e principalmente, a familiaridade com a organização documental da empresa/cliente.
Cristiane, no Projeto de Organização da Biblioteca,
no Studio Arthur Casas, em São Paulo - SP.

Antes de enviar o documento, é verificado se o solicitante, é um autorizado para receber a informação, a segurança de informação, é a base principal de nosso atendimento.

É importante também ressaltar, que a Arquivologia, define, grau de sigilo para cada tipo de documento, orientamos o cliente na elaboração da Tabela de Temporalidade Documental, com a informação de grau de sigilo e nível de acesso, para que toda a informação, seja armazenada com responsabilidade e sigilo.

Exemplo a seguir, é a Lei de Acesso ‘a Informação, Lei 12.527 de 18.11.2011, que abrange o Executivo, Legislativo e Judiciário, porém, com restrições de acesso a documentos, secretos, ultrassecretos e reservados.

As empresas privadas, já vem aplicando o grau de sigilo, principalmente, com o acesso fácil a informação via internet, a definição da restrição de acesso, mantém o segredo do negócio bem guardado e preservado.

O bom atendimento não é apenas o trabalho de atender ao telefone ou abrir e-mail, acessar o sistema e anotar a solicitação de documentos, mas, passa por um conjunto de atividades, para preservar as informações do cliente, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, com 24 anos no mercado de Gestão de Documentos e Arquivos, vem trabalhando para aperfeiçoar e agilizar as solicitações, e mais ainda, aumentamos nossa equipe de atendimento, para que o documento, chegue com maior brevidade possível ao solicitante.

Cristiane Gonçalves Costa, é Líder de Projetos na Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br