CUIDADOS PARA FAZER A DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Juan Cacio Peixoto*

Em tempos de crise, redução de custos é a palavra de ordem, e espaço bem ocupado, representa redução de custos, já que podemos redimensionar a equipe, aproveitando as áreas que poderão ser reaproveitadas com a utilização para uma nova área ou até mesmo a criação de outras.

Espaço bem ocupado é necessário para todas empresas, principalmente, as MICRO/PEQUENAS e MÉDIAS, com menor recursos financeiros, tem a necessidade de utilizar o espaço com melhor aproveitamento, para atender o armazenamento de sua produção, arquivo, mobiliário, materiais ou outros equipamentos da empresa.

No Arquivo Central das empresas/instituições, a guarda excessiva e desnecessária de documentos, contribui para aumento da ocupação do espaço, verifica-se a necessidade de um novo local para o armazenamento de documentos, com  garantia de aumento de cursos.

Uma das soluções para a redução deste volume de documentos e o automático aumento da capacidade de armazenamento, é realizar a destruição segura de documentos, obedecendo a legislação específica para cada tipo de documento.

A inexistência da Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento para cada tipo de documento, por departamento, poderá acarretar sérios prejuízos, caso, este documento venha a ser destruído e solicitado futuramente pela fiscalização ou necessidade da empresa.

A ACERVO, no mercado de Gestão de Documentos, desde 1993, poderá ajudar na análise e seleção dos documentos que poderão ser destruídos, de acordo com a legislação, nossa experiência de 27 anos, dará segurança para sua empresa e capacitar sua equipe para realizar a seleção de documentos com segurança e credibilidade, sem arrependimento posterior.

Enumeramos alguns cuidados para realizar a destruição segura de documentos, para sua empresa evitar dor de cabeça, conforme nossa experiência:

1- Envolva a Assessoria Jurídica e solicite a relação de processos em andamento, isto evitará que documentos que fazem parte do processo, sejam eliminados, por falta de conhecimento do colaborador;

2- Elabore uma Tabela de Temporalidade Documental | TTD, por departamento, definindo quanto tempo guardar cada tipo de documento, obedecendo a legislação;

3- Reúna sua equipe, e informe qual é o objetivo da empresa e oriente para seguir a TTD, se o documento não estiver relacionado na mesma, consulte a Assessoria Jurídica;

4- Defina com a equipe o melhor período para realizar  a seleção dos documentos, preferência pela manhã, importante ressaltar, que o trabalho realizado no sábado, torna-se o processo inseguro, nossa experiência já mostrou, que neste dia, o processo de análise é realizado pelo colaborador de forma muito rápida;

5- O que foi identificado para destruir, coloque em caixas e cole etiquetas "PARA DESTRUIÇÃO", CD/DVD/DISQUETES devem ser separados;

6- Chame a ACERVO, para fazer a coleta, transporte, destruição e fragmentação dos documentos de forma segura, podendo inclusive, ser acompanhada pelo CLIENTE, fotografado ou filmado. Após a destruição, é emitido o Certificado de Destruição de Documentos, garantindo a segurança das informações do CLIENTE.

Os documentos destruídos são enviados para reciclagem em fardos prensados, garantindo ainda mais a segurança da informação, uma contribuição inestimável para o Meio Ambiente.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, trabalha com Gestão Documental, desde 1993.

  

SERVIÇOS DE FRAGMENTAÇÃO DE DOCUMENTOS

A eliminação da documentação,  desempenha papel importante na empresa /instituição

e porventura no arquivamento.

A eliminação não deve ser por fogo, sua empresa pode ser autuada pelos 

órgãos de controle do meio-ambiente, recomenda-se,  a utilização de 

uma máquina fragmentadora, ou a venda da papelada a uma empresa de 

aparas (sobra de papel),  para proceder a fragmentação da documentação eliminada, 

este procedimento, deve ser acompanhado por um representante 

da empresa, para garantir a sigilosidade da informação a ser eliminada.

Para total controle do procedimento de eliminação da 

documentação, registramos em documento próprio, 

chamado de Termo de Eliminação de Documentos / TED,

listando todos os títulos de documentos e o ano 

ou período definido para eliminação,  garantindo a 

transparência e segurança do trabalho realizado.

Toda a documentação é fragmentada, garantindo total sigilo,  este procedimento é  

acompanhado por colaborador da ACERVO e da empresa/instituição CLIENTE.

Este serviço poderá ser contratado pela sua empresa/instituição, a ACERVO, 

orientará em todas as etapas,  desde a coleta dos documentos até o 

acompanhamento e confecção do Termo de Eliminação de Documentos.

Para contratar este serviço envie uma mensagem para comercial@acervo.com.br 

ou ligue 11 2821-6100.

Projeto estabelece prazo para descarte de prontuários digitalizados

Simone Franco | 10/10/2014, 15h19 

Projeto de lei (PLS 167/2014) do senador Roberto Requião (PMDB-PB), em análise na Comissão de Assuntos Sociais (CAS), autoriza profissionais de saúde, clínicas e hospitais a digitalizar todos os documentos reunidos nos prontuários dos pacientes.

O projeto procura resgatar alguns dispositivos vetados na Lei da Digitalização (Lei nº 12.682/2012), que  entrou em vigor há mais de dois anos sem disciplinar o descarte de documentos originais armazenados em meio eletrônico, ótico ou digital.

Um desses dispositivos é o que permite a destruição dos originais digitalizados, excluindo-se os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá seguir as exigências da legislação pertinente. Outro exemplo é o dispositivo que confere o mesmo valor probatório do original aos documentos digitalizados dentro dos critérios da referida lei.

Requião optou por fazer um pequeno ajuste, no entanto, no dispositivo vetado que regulava a eliminação de documentos armazenados em meio eletrônico, ótico ou digital. Assim, estabeleceu a possibilidade de descarte após 20 anos de digitalização dos prontuários médicos. O dispositivo vetado tratava de documentos em geral e vinculava a destruição dos originais ao cumprimento dos respectivos prazos legais de decadência ou prescrição.

Revisão do prazo

Se a Lei da Digitalização silencia sobre a inutilização de originais processados eletronicamente, a Resolução nº 1.821/2007, do Conselho Federal de Medicina (CFM), fixa prazo mínimo de 20 anos – contado do último registro – para preservação de prontuários médicos em papel não arquivados eletronicamente. E determina a guarda permanente dos prontuários armazenados em microfilme e meio ótico ou digital.

Em meio a todas estas circunstâncias, o relator, senador Cícero Lucena (PSDB-PB), decidiu recomendar a aprovação do PLS 167/2014 com duas emendas. Considerando “demasiado extenso” o prazo de 20 anos para descarte dos prontuários digitalizados, Cícero Lucena propôs este armazenamento por cinco anos, contados da data do último registro de atendimento ao paciente.

“O prazo de cinco anos é suficiente para que o prontuário possa servir de prova para quaisquer pretensões indenizatórias por um suposto erro médico ou de reparação pelos danos causados por fato do produto ou do serviço relacionado com a assistência prestada ao paciente.”, argumenta o relator.

Certificação digital

Além da harmonização dos procedimentos de digitalização de prontuários com a Lei nº 12.682/2012, Cícero Lucena apontou como inovação da proposta a exigência de emissão de certificado digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para descarte dos originais processados eletronicamente.

“O nosso país possui hoje uma Infraestrutura de Chaves Públicas que permite uma forma segura para a assinatura de documentos eletrônicos, com o uso de criptografia e outros mecanismos tecnológicos que asseguram a autenticidade e integridade dos documentos.”, afirma Requião na justificação do PLS 167/2014.

A outra emenda do relator estipula prazo de um ano para a eventual lei gerada começar a valer. Depois de passar pela CAS, o projeto seguirá para votação final na Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática (CCT).

Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)

Uma palavra chave tanto para bibliotecários, quanto arquivistas é organização.

Uma palavra-chave tanto para bibliotecários, quanto arquivistas é organização. Isso porque essa qualidade está intrinsecamente ligada aos profissionais citados e já não há como pensá-los separadamente, sobretudo quando entende-se que sem organização, especialmente em relação à informação, não há a menor possibilidade de uma empresa ou os profissionais que nela atuam avançarem no mercado. Pensando nisso, Juan Cacio Peixoto criou há dezenove anos a Acervo Organização e Guarda de Documentos. Nesta entrevista Peixoto, que é bibliotecário formado pela Universidade Federal do Espírito Santo (UFES) e especialização em Organização de Arquivos pela Universidade de São Paulo, fala da empresa que é sócio.

Chico de Paula: Como é que surgiu a ideia da Acervo?Juan Cacio Peixoto: Em 1990, fui prestar serviços como bibliotecário autônomo em uma indústria química na cidade de São Paulo. Permaneci por três anos, porém, no terceiro ano, estava crescendo no Brasil, a terceirização de serviços, e, a empresa, solicitou que eu abrisse uma empresa para continuar a prestação de serviços, devido ao risco de vínculo empregatício, trabalhando como autônomo por muito tempo. O surgimento da Acervo foi mais por uma necessidade de continuar trabalhando, mas, já pensava em trabalhar como pessoa jurídica. O nome Acervo foi planejado com dois anos antes de sua abertura. Como a empresa estava aberta e com o primeiro cliente, uma empresa de grande porte e nome internacional, parti para desbravar o mercado, que é imenso, porém, foi um período sem internet, de difícil divulgação e um serviço desconhecido. Neste ano completamos dezenove anos de muito sucesso. 

C. P.: Qual a missão da empresa?J. C. P.: “Desenvolver metodologia em Gestão da Informação e Documentação, proporcionando melhores condições de trabalho para nossos clientes, facilitando o acesso à informação e documentação”.  Temos a preocupação em implantar metodologia que possa melhorar o ambiente de trabalho e facilitar a rotina dos colaboradores. 

C. P.: A empresa investe em iniciativas de marketing para divulgar a sua marca?J. C. P.: Nossa divulgação é abrangente, principalmente em patrocínios de eventos, palestras gratuitas, cursos, redes sociais e links patrocinados. Em 2012 já confirmamos nossa participação, com stand em duas feiras de grande porte, que serão realizadas em São Paulo. O trabalho de Gestão da Informação, infelizmente, ainda é um trabalho desconhecido do mercado. O investimento em divulgação é necessário para manter a estrutura funcionando e a captação de clientes. 

C. P.: Quais são os produtos e/ou serviços que a Acervo oferece hoje?J. C. P.: Nosso principal serviço é a Organização de Arquivos e Documentos, onde somos especialistas em todas as áreas, porém, precisamos oferecer um pacote de serviços para atender todas as necessidades de nossos clientes, conforme informamos abaixo:

• Organização de Arquivos e Documentos;
• Organização de Biblioteca e Centro de Documentação;
•  Digitalização de Documentos;
• Guarda de Arquivos e Documentos;
• Mudança de Arquivo e Biblioteca;
• Check list da documentação de RH;
• Check list de Impostos recolhidos;
• Cursos, palestras e eventos;
• Venda de livros novos e usados. 

C. P.: Existe um mercado apto a esses serviços/produtos?J. C. P.: Existe um mercado a ser explorado. Toda empresa tem por obrigação legal manter a documentação arquivada com fácil acesso, para possível apresentação a fiscalização, por determinado período de tempo, que varia conforme o tipo documental. Portanto, são milhões de empresas, com possibilidades de comprar este serviço. 

C. P.: Há quanto tempo atua nesse ramo ou segmento?J. C. P.: Em Março de 2012 completamos dezenove anos de atuação no mercado. Somos a terceira empresa registrada no Conselho Regional de Biblioteconomia de São Paulo. 

C. P.: Que dificuldades a empresa encontrou ao longo do caminho?J. C. P.: Nossa maior dificuldade ainda é a valorização dos serviços. A área de documentação não é valorizada no mercado. Acredita-se que qualquer profissional possa fazer este trabalho. É uma total falta de conhecimento do valor do profissional da Arquivologia e Biblioteconomia. Em todos os nossos treinamentos, no Brasil e Exterior, informamos que os profissionais de Arquivologia e Biblioteconomia são de nível superior, que é desconhecido do grande público, contribuindo para divulgar nossa profissão. Se houvesse uma união de Arquivistas e Bibliotecários em um mesmo Conselho Regional e promovesse uma ação de marketing a nível nacional para divulgar a profissão, seria um grande passo para a valorização da área e aumento do mercado de trabalho. 

C. P.: Você acredita que o poder público tem despertado para essa questão das bibliotecas, da informação de um modo em geral? Como é que você enxerga essa questão?J. C. P.: A facilidade no acesso à informação via internet, o aumento do poder de compra e o aumento de faculdades/universidades em todas as regiões do país despertaram e facilitaram ao cidadão a necessidade de ser informado, até mesmo para diferenciar no mercado de trabalho, e o poder público, em alguns casos, vem contribuindo para facilitar o acesso à informação, via criação de bibliotecas, internet mais fácil, programas de acesso à universidade etc. 

C. P.: Atualmente a empresa está envolvida ou apoia algum projeto social?J. C. P.: Desde sua criação, a Acervo preocupa-se com a inserção do adolescente no mercado de trabalho. Temos vários profissionais que começaram trabalhando conosco e hoje atuam em empresas de grande porte. A Acervo desenvolve treinamento para capacitar adolescente, preparando para o mercado de trabalho, atuando como Auxiliar de Arquivo. Tenho esta preocupação porque o meu primeiro emprego foi no Banco do Brasil como Menor Aprendiz, e o trabalho inicial foi a organização do Arquivo de Conta Corrente. Acredito que foi o pontapé inicial de minha carreira profissional. 

C. P.: Como é que se faz para contatar a Acervo?J.C.P.: Através de nosso site www.acervo.com.br e Central de Atendimento (11) 2821-6100. Em redes sociais: www.facebook.com/iacervo e www.twitter.com/iacervo 

C. P.: A biblioo agradece a entrevista e se você quiser fazer as considerações finais, o espaço está aberto.J. C. P.: Gostaria de agradecer o espaço disponibilizado, a oportunidade para divulgar nossa empresa e os serviços dos profissionais da Arquivologia e Biblioteconomia. Parabenizamos pela publicação da Revista biblioo, canal para compartilhar informações e experiências profissionais. Conte com a Acervo. Obrigado!

Fonte: Revista Biblioo

7 dicas de ouro para se proteger dos criminosos digitais

OBrasil entrou de vez na mira do cibercrime: segundo levantamento da empresa de segurança digital Kaspersky Lab, no primeiro semestre deste ano foram detectados por aqui um total de 43,3 milhões de ataques. De acordo com o site Cybermap, que mapeia as ameaças no mundo em tempo real, estamos entre os dez países mais visados pelos criminosos virtuais.

Os números indicam claramente que é preciso se proteger de alguma forma dos riscos aos quais a internet nos expõe. A crescente conectividade proporcionada por tecnologias como a nuvem e os dispositivos móveis ou vestíveis aumentam ainda mais a vulnerabilidade do usuário. Reunimos abaixo sete passos relativamente simples para tornar sua navegação mais segura e ter maior tranquilidade em sua vida digital. Confira:

1. Mantenha seus softwares atualizados Quando aparece uma mensagem de atualização de software, você sempre clica na opção “me lembre mais tarde”? Então saiba que isso pode estar colocando seu computador em risco: nos pacotes de atualização, as fabricantes fornecem a correção de diversos bugs e brechas que com frequência são uma porta de entrada para os hackers. Um bom exemplo é o Java, que está constantemente sendo atualizado pela mantenedora Oracle pois, segundo os especialistas, responde por cerca de 90% das infecções por exploits – um método silencioso de ataque em que o computador pode ser comprometido via web sem que o usuário perceba. A mesma dica da atualização vale para os componentes nativos do Windows.

2. Cuidado com redes Wi-Fi abertas Quando nos sentamos em alguma cafeteria ou restaurante, é comum pedirmos a senha do Wi-Fi antes mesmo do cardápio. Todos querem desfrutar de uma conexão mais veloz do que a do 3G. Quando a rede é aberta então, melhor ainda, certo? Em partes. O Wi-Fi livre disponível em espaços públicos tem o mérito de proporcionar um acesso mais democrático à internet, no entanto facilita (e muito) a ação de criminosos. O motivo é simples: você pode estar conectado à mesma rede que alguém com más intenções, e se essa pessoa tiver certo conhecimento de informática, pode rastrear seu tráfego e obter informações importantes sobre sua navegação.

A dica é baixar uma ferramenta de VPN (Rede Privada Virtual), que basicamente criptografa seus dados e os envia para os servidores da web por meio de um túnel seguro, impedindo intromissões. Apesar de um pouco caro, o serviço é muito recomendado por especialistas para quem usa redes públicas frequentemente. O IPVanish oferece sete dias gratuitos como teste, e seus planos partem do semanal (US$ 1,99) e vão até o anual (US$ 74,99). Existem aplicativos da ferramenta para iPhone e para Android.

3. Navegue no modo 'anônimo' ou 'privado' Cientes das crescentes ameaças relacionadas à navegação na web, até mesmo os browsers mais populares como Google Chrome, Safari e Mozzila estão aderindo a táticas para preservar o anonimato e a privacidade do usuário. Os navegadores incorporaram a ferramenta de navegação anônima ou privativa, que não registra seu histórico, dados fornecidos aos sites e nem armazena cookies. Se estiver utilizando computadores de uso coletivo, como os de hotéis ou de lan houses, não se esqueça de ativar o modo.

4. Navegadores anônimos são opção No caso de um computador próprio, pode ser interessante instalar navegadores anônimos como o Tor. Assim como a VPN, ele também criptografa as informações, mas além disso a rede do browser atua no nível do IP (Internet Protocol), que é a carteira de identidade do dispositivo pelo qual você acessa a internet. Com este número em mãos, qualquer pessoa pode chegar até você, impedindo o anonimato. Em linhas gerais, o Tor troca seu IP por algum outro protocolo, que pode ser de qualquer lugar do mundo.

5. Oculte sua webcam GALILEU publicou recentemente uma matéria que alertava sobre a popularização do hackeamento de webcams. Com este tipo de invasão, os cibercriminosos podem ter acesso aos momentos mais privados da vítima, chegando a chantageá-la com a ameaça de publicar fotos ou vídeos comprometedores. Para este caso, além das dicas acima para evitar infecções, vale uma outra sugestão um tanto simples: basta cobrir a câmera sempre que ela estiver parada. Como? Cole um post-it, band-aid ou fita isolante sobre ela.

6. Instale um antivírus de confiança O primeiro passo para detectar e bloquear ameaças é contar com um bom antivírus instalado em seu computador e dispositivo móvel. Mas existem diversas opções no mercado, como saber qual se adapta melhor às suas necessidades? A organização sem fins lucrativos AV Comparatives pode ajudar, com detalhados testes comparativos de cada marca.

Neste gráfico de desempenho de softwares para computador, dois antivírus com versões gratuitas se destacam: o Panda e o Avira. Se o usuário deseja investir em soluções mais completas de segurança que também se saíram bem, a Kaspersky oferece produtos válidos por um ano a partir de R$ 59,90 e o BitDefender a partir de R$ 99,95.

Para mobile, as empresas citadas também estão entre as melhores, segundo este relatório. A licença anual do aplicativo para Android da Kaspersky sai por R$ 19,90, e o app do BitDefender custa R$ 29,90 pelo mesmo período. Se você prefere opções gratuitas, aversão mobile do avast! obteve uma boa avaliação no relatório.

7. Evite abrir sites ou arquivos duvidosos Apesar de terem extenso banco de dados dos malwares existentes e eficazes sistemas de detecção de ameaças, os antivírus não são infalíveis. Assim como a internet, o cibercrime se tornou global e massificado, e seus praticantes estão constantemente cambiando ferramentas, experiências e técnicas no ambiente sem fronteiras da rede. É impossível ter um software de segurança que garanta 100% de proteção. Por isso, os especialistas alertam: a melhor tática de defesa está no próprio usuário. Na dúvida, é melhor não clicar naquele link suspeito que você viu nas redes sociais. O mesmo vale para downloads de arquivos e plugins, bem como para a visualização de anexos.

Revista Galileu em 28.08.2014