sábado, 6 de abril de 2013

ANALISE ANTES DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS


ANALISE ANTES DE FAZER O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Para facilitar a análise e seleção de documentos a serem arquivados no Arquivo Central, Centro de Documentação ou envio a guarda externa, elaboramos este procedimento para facilitar o envio.

1.1- Aplique o SENSO DE UTILIZAÇÃO
Identifique documentos que não mais utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por grandes categorias: Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos, Pessoal/Particular, Administrativo e Histórico etc.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:
  • Qual a frequência de consulta ao documento?
  • É cópia ou original? Preciso guardar?
  • O documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com documento digitalizado?
  • O documento já atendeu meu objetivo?
  • Conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?

Excesso de materiais inservíveis no ambiente de trabalho dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessário.

1.2- Normas ISO
Se a sua área já foi certificada pela Norma ISO, aplique os critérios de análise, seleção e descarte de documentos, definidos na mesma, dará mais segurança na transferência dos documentos e informações o que deve ser guardado e por quanto tempo.

1.3- Definir qual o destino da documentação:
Utilize as orientações abaixo para definir qual o destino da documentação:

__Arquivo Corrente = utilização constante, prioritários os últimos 03 meses do ano vigente e, aqueles que estão vigentes (Prontuário de Funcionário Ativo, Contrato em andamento, documentação técnica de apoio, pendências de cobrança etc.), poderão permanecer nos Departamentos, se houver espaço físico.

__Arquivo Intermediário = utilização esporádica, pouca frequência de utilização, porém, deverão permanecer na área, podendo ser transferidos para o Arquivo.

__Arquivo Inativo = utilização quase nula, porém, devido a importância, obrigação legal ou guarda permanente, deverão ser arquivados no Arquivo Central ou Centro de Documentação, em condições de fácil acesso e preservação da informação.

__Arquivo Histórico = toda a documentação, que contém fatos importantes, que poderão contribuir para a preservação da memória institucional, deverão ser encaminhados para o Arquivo Histórico.

1.3- O que descartar?
É importante lembrar, que todo o documento tem prazo de guarda, alguns obedecem a legislação contábil, fiscal, trabalhista, previdenciária, Normas ISO etc., portanto, sugerimos que o descarte de documentos, seja realizada com total segurança, procure eliminar documentos que não tem mais utilização, tais como: catálogos, revistas, folder, informativos, cartão de natal etc.

Se houver dúvida no descarte, é preferível, guardar o documento, para uma avaliação com maior detalhe, sugerimos a criação do Grupo de Trabalho/GT, para assessorar todas as áreas na análise, seleção e eliminação de documentos, composta por uma equipe multidisciplinar, que poderá analisar a documentação com maior segurança, e dará condições legais para sua eliminação.

O Arquivo ou Centro de Documentação, é o elo entre o passado e o presente, portanto, o arquivamento de documentos, requer uma boa leitura, análise, seleção, classificação, indexação e catalogação de documentos, para que não fique horas, dias ou semanas, tentando localizar um documento, evitando o retrabalho e desgastes desnecessários.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse nosso site www.acervo.com.br


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