A IMPORTÂNCIA DE GUARDAR DOCUMENTOS
Guardar
documentos nem sempre é uma tarefa fácil, já que exige sobretudo, organização
detalhada e senso de importância, já que perdê-los pode trazer graves conseqüências.
Geralmente
é através deles que podemos resgatar parte da história da empresas e até mesmo
das pessoas.
Por
isso, todo o cuidado é pouco na manutenção e guarda de documentos que, na
maioria das vezes, não tem valor aos olhos de um leigo, mas, analisados sobre o
ponto de vista jurídico ou histórico tem valor inestimável.
O
pior é que grande parte das vezes só nos damos conta do valor de um documento
quando dele precisamos para comprovar devidamente determinados fatos.
É comum as pessoas terem dificuldade em localizar documentos no
momento em que mais precisam, e o mais comum, é quando você recebe uma cobrança
de conta, que certamente, você já quitou e não consegue localizar o comprovante
de pagamento.
Portanto, tenha especial cuidado na guarda, arquivamento e
manuseio das contas pagas, evite o pagamento em duplicidade, com multas e
juros, analise antes de guardar:
- Antigos folhetos de viagens;
- Jornais antigos, mais de uma semana;
- Cartão de Natal antigos;
- Receitas de cozinha que você
nunca vai experimentar;
- Catálogos que não usa mais;
- Encarte de jornais e revistas;
- Orçamentos que não vai utilizar.
Ao pagar as contas VIA INTERNET, os bancos tem a opção de salvar
em PDF, é um excelente caminho para eliminar a duplicidade de informações.
Crie as categorias em pastas eletrônicas e arquive as contas
pagas.
Organize suas informações em categorias mais amplas possíveis, como no exemplo a seguir:
·
Documentação Escolar
o
Nível
Fundamental
o
Nível Médio
o
Nível Superior
·
Documentação Financeira
o Contas a Pagar
o Contas a Receber
o Contas Pagas
·
Documentação Empregados
o Prontuário de Funcionário
o Prontuário Médico
·
Documentação Imóveis
o Imóvel da Rua São Paulo
o Imóvel da Rua São Bento
·
Documentação Médica
o Prontuário Médico
·
Documentação Pessoal
o Documentação Pessoal
§ Filhos
§ Esposa
§ Marido
·
Documentação Profissional
o Prontuário de Funcionário
§ Empresa X
·
Documentação Veículos
o Doblô
o Gol
Lembre-se,
que cada documento tem um prazo legal de guarda e, pode ser exigido a qualquer
momento, portanto, crie o hábito de organizar seus documentos diariamente.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional,
para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br
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