sábado, 28 de julho de 2012

A IMPORTÂNCIA DE GUARDAR DOCUMENTOS


A IMPORTÂNCIA DE GUARDAR DOCUMENTOS

Juan Cacio Peixoto*

Guardar documentos nem sempre é uma tarefa fácil, já que exige sobretudo, organização detalhada e senso de importância, já que perdê-los pode trazer graves conseqüências.

Geralmente é através deles que podemos resgatar parte da história da empresas e até mesmo das pessoas.

Por isso, todo o cuidado é pouco na manutenção e guarda de documentos que, na maioria das vezes, não tem valor aos olhos de um leigo, mas, analisados sobre o ponto de vista jurídico ou histórico tem valor inestimável.

O pior é que grande parte das vezes só nos damos conta do valor de um documento quando dele precisamos para comprovar devidamente determinados fatos.

É comum as pessoas terem dificuldade em localizar documentos no momento em que mais precisam, e o mais comum, é quando você recebe uma cobrança de conta, que certamente, você já quitou e não consegue localizar o comprovante de pagamento.

Portanto, tenha especial cuidado na guarda, arquivamento e manuseio das contas pagas, evite o pagamento em duplicidade, com multas e juros, analise antes de guardar:

  • Antigos folhetos de viagens;
  • Jornais antigos, mais de uma semana;
  • Cartão de Natal antigos;
  • Receitas de cozinha que você nunca vai experimentar;
  • Catálogos que não usa mais;
  • Encarte de jornais e revistas;
  • Orçamentos que não vai utilizar.
Ao pagar as contas VIA INTERNET, os bancos tem a opção de salvar em PDF, é um excelente caminho para eliminar a duplicidade de informações.

Crie as categorias em pastas eletrônicas e arquive as contas pagas.

Organize suas informações em categorias mais amplas possíveis, como no exemplo a seguir:

·         Documentação Escolar
o   Nível Fundamental
o   Nível Médio
o   Nível Superior

·         Documentação Financeira
o   Contas a Pagar
o   Contas a Receber
o   Contas Pagas

·         Documentação Empregados
o   Prontuário de Funcionário
o   Prontuário Médico

·         Documentação Imóveis
o   Imóvel da Rua São Paulo
o   Imóvel da Rua São Bento

·         Documentação Médica
o   Prontuário Médico

·         Documentação Pessoal
o   Documentação Pessoal
§  Filhos
§  Esposa
§  Marido

·         Documentação Profissional
o   Prontuário de Funcionário
§  Empresa X

·         Documentação Veículos
o   Doblô
o   Gol

Lembre-se, que cada documento tem um prazo legal de guarda e, pode ser exigido a qualquer momento, portanto, crie o hábito de organizar seus documentos diariamente.

*Bibliotecário e Sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos / www.acervo.com.br

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